Переваги електронного документообігу
28 березня 2019 року, 12:03

Переваги електронного документообігу

Наразі в Україні активно впроваджується електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) в державних установах, органах державної влади та в бізнесі. Навіщо електронні документи та як це оптимізує роботу бухгалтера? Як бути впевненим, що застосування цифрового підпису в інтернеті — надійно? Як до цього ставиться ДФС України? Читайте в матеріалі нижче.

 

Що таке електронний документообіг та ЕЦП?

Електронний підпис (ЕЦП) дозволяє підписувати документи онлайн. Таким документом може бути договір між двома суб’єктами господарювання, акти виконаних робіт, заяви, тощо. Чому електронний документообіг таких популярний? Він значно підвищує ефективність бізнес-процесів за рахунок економії часу та мінімізації помилок та скорочує витрати підприємства на друк та доставку документів.

Не варто плутати електронний цифровий підпис (ЕЦП) із підписом, який ви залишаєте цифровою ручкою на планшеті. ЕЦП не схожий на ваш підпис у паспорті, оскільки це не графічний елемент, а набір цифрових даних. Зазвичай, це файли з розширенням: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx.

Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, який може бути підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП). Такий документ має повну юридичну силу та регламентується  ст. 8 Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – це ваш онлайн-підпис, який отримується криптографічним способом. ЕЦП широко поширений у світі метод захисту та збереження електронного документа від копіювання, модифікації та підробки.

В Україні, згідно статистичних даних, до кінця 2018 року зафіксовано більше 9 мільйонів ЕЦП. Їх власниками є фізичні особи, фізичні особи-підприємці, самозайняті особи та представники юридичних осіб. Така популярність обумовлена зручністю та надійністю даного виду підпису.

 

Де отримати ЕЦП?

 

Якщо ви бухгалтер, скоріш за все ЕЦП у вас вже є, адже подача електронної звітності надзвичайно зручний спосіб оптимізації бухгалтерії підприємства (через Медок чи Приват24, наприклад). Якщо раптом ви ще не встигли його оформити, то вам необхідно звернутися в акредитований центр сертифікації ключів – АЦСК. Наразі в Україні налічується близько 25 акредитованих центрів сертифікації. Інформацію про них можна отримати з Електронного реєстру суб'єктів, які надають послуги, пов'язані з ЕЦП.

Які документи потрібні? Для того, щоб отримати ЕЦП, потрібно надати реєстраційну картку, завірену копію паспорту та копію свідоцтва платника податків.

Щоб отримати ЕЦП в обраному центрі сертифікації необхідно виконати певну послідовність дій:

  • підготувати потрібні документи

  • зареєструватися в АЦСК

  • відвідати особисто пункт сертифікації, надавши документи та чистий носій інформації

  • разом із спеціалістом АЦСК згенерувати ключі та записати їх на носії

Набувач ЕЦП має підписати договір. Сертифікати ЕЦП мають свій термін використання – не більше двох років. Після закінчення строку дії сертифіката процедуру доведеться повторити.

Як перевірити строк дії ключа? Строк дії ключа та його валідність (дійсність) ви можете перевірити на сайті АЦСК, що його видав, або на сайті Центрального Засвідчувального Органу.

 

ЕЦП — запорука ефективності бухгалтера

 

Після запровадження електронного документообігу на підприємстві із застосуванням ЕЦП значно пришвидшується укладання договорів та обмін документами (в тому числі платіжними), оскільки тепер електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Значно зростає ефективність ділового листування.

Застосування ЕЦП дуже допомагає в роботі бухгалтерії підприємства, оскільки ефективність бухгалтера стає очевидною: економія часу, мінімізація ризиків, пов’язаних з людським фактором; відпадає необхідність турбуватися про доставку документа та пов’язані з цим витрати. Крім того, в автоматизованому режимі відбувається обробка й перевірка електронного звіту, що зменшує вірогідність помилки.

З переходом на електронний документообіг із використанням ЕЦП архівація документів стала значно зручнішою. Вони фізично не займають стільки місця, скільки займали б документи на паперових носіях. Це просто, а, головне, ефективно, оскільки за допомогою спеціального програмного забезпечення створюється електронний архів для зберігання, який гарантовано захищений від несанкціонованого доступу.

 

Як ДФС України ставиться до електронного документообігу?

У офіційній відповіді Державна Фіскальна Служба України підтверджує можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документації в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП.

 

Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15

Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 "Про визнання органами ДПС електронних первинних документів"

 

Як вберегтися від шахрайства в інтернеті?

 

Використання цифрового підпису в інтернеті цілком надійне та перевірене часом. Та варто пам’ятати, що не можна передавати свої ключі та паролі до них третім особам. Це так само приватно, як паролі від електронної пошти або клієнт-банку.

Відповідальність за зберігання особистого ключа у таємниці покладається на його власника. Передача ключа іншим особам є фактом компрометації ключа – в такому випадку його власник не може контролювати особистий ключ, хоча несе відповідальність за його застосування. Тож дбайте про це.

 

Як застосовується ЕЦП у сервісі Мій Дім Online?

 

З початку 2019 року в сервісі Мій Дім Online ефективно застосовується сучасний документообіг із застосування ЕЦП. Як це працює у нас?

Електронна реєстрація в системі. Під час реєстрації в системі Мій Дім Online на платні тарифи “Самостійний” або “Власний бухгалтер” ви матимете змогу підписати цифрову угоду на обслуговування за допомогою ЕЦП та сервісу Вчасно. Ознайомившись із текстом договору та підписавши його, ви стаєте клієнтом сервісу Мій Дім Online.

Електронні акти. З нашими клієнтами ми обмінюємося електронними актами виконаних робіт.  

Для створення цього функціоналу нашим розробникам довелося зробити шість інтеграцій з різними сервісами:

  • Вчасно. Миттєвий обмін документами онлайн, яким дуже зручно та надійно підписувати документи за допомогою ЕЦП. 
  • Національний банк України — для автоматичного введення банку за вказаним МФО
  • Нова Пошта — для автоматичної перевірки відправлення договору по номеру декларації
  • Opendatabot — для автоматичного введення даних про компанію за вказаним ЄДРПОУ
  • Наша CRM система, що дозволить автоматизувати процес додавання клієнтів у базу контактів
  • Система автоматизації розсилок — для ефективної та швидкої комунікації з клієнтами

Отже, електронний обмін документами зберігає час та кошти як замовника, так і виконавця. Відпадає необхідність друкувати документи, використовувати поштові чи кур’єрські послуги, архівувати паперові носії, витрачати час на опрацювання кожного документа окремо. Це сучасний та легітимний інструмент для бухгалтерської взаємодії, тож давайте користуватися ним разом.