Преимущества электронного документооборота
Сейчас в Украине активно внедряется электронный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в государственных учреждениях, органах государственной власти и в бизнесе. Зачем электронные документы и как это оптимизирует работу бухгалтера? Как быть уверенным, что применение цифровой подписи в интернете - надежно? Как к этому относится ДФС Украины? Читайте в материале ниже.
Что такое электронный документооборот и ЭЦП?
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет подписывать документы онлайн. Таким документом может быть договор между двумя субъектами хозяйствования, акты выполненных работ, заявления и т.д. Почему электронный документооборот так популярен? Он значительно повышает эффективность бизнес-процессов за счет экономии времени, минимизации ошибок и сокращает затраты предприятия на печать и доставку документов.
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - это ваша онлайн-подпись, получаемая криптографическим способом. ЭЦП широко распространенный в мире метод защиты и сохранения электронного документа от копирования, модификации и подделки.
Не стоит путать электронно-цифровую подпись (ЭЦП) с подписью, которую вы оставляете цифровой ручкой на планшете. ЭЦП не похож на подпись в паспорте, поскольку это не графический элемент, а набор цифровых данных. Как правило, это файлы с расширением: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Такой документ имеет полную юридическую силу и регламентируется ст. 8 Закона Украины “Об электронно-цифровой подписи”.
В Украине, согласно статистическим данным, к концу 2018 года зафиксировано более 9 миллионов ЭЦП. Их владельцами являются физические лица, физические лица-предприниматели, самозанятые лица и представители юридических лиц. Такая популярность обусловлена удобством и надежностью данного вида подписи.
Где получить ЭЦП?
Если вы бухгалтер, скорее всего ЭЦП у вас уже есть, ведь подача электронной отчетности чрезвычайно удобный способ оптимизации бухгалтерии предприятия (через Медок или Приват24, например). Если вдруг вы не успели ее оформить, то вам необходимо обратиться в аккредитованный центр сертификации ключей - АЦСК. Сейчас в Украине насчитывается около 25 аккредитованных центров сертификации. Информацию о них можно получить из электронного реестра субъектов, которые предоставляют услуги, связанные с ЭЦП.
Какие документы нужны? Чтоб получить ЭЦП, необходимо предоставить регистрационную карточку, заверенную копию паспорта и копию свидетельства налогоплательщика.
Чтобы получить ЭЦП в выбранном центре сертификации необходимо:
- подготовить необходимые документы;
- зарегистрироваться в АЦСК;
- посетить лично пункт сертификации, предоставив документы и чистый носитель информации;
- вместе со специалистом АЦСК сгенерировать ключи и записать их на носители;
Приобретатель ЭЦП должен подписать договор. Сертификаты ЭЦП имеют свой срок службы - не более двух лет. После окончания срока действия сертификата процедуру придется повторить.
Как проверить срок действия ключа? Срок действия ключа и его валидность (действительность) вы можете проверить на сайте АЦСК, который его выдал, или на сайте Центрального удостоверяющего органа.
ЭЦП - залог эффективности бухгалтера
После введения электронного документооборота на предприятии с применением ЭЦП значительно ускоряется заключение договоров и обмен документами (в том числе платежными), поскольку теперь электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Значительно возрастает эффективность деловой переписки.
Применение ЭЦП очень помогает в работе бухгалтерии предприятия, поскольку эффективность бухгалтера становится очевидной: экономия времени, минимизация рисков, связанных с человеческим фактором; отпадает необходимость беспокоиться о доставке документа и связанные с этим расходы. Кроме того, в автоматизированном режиме происходит обработка и проверка электронного отчета, что уменьшает вероятность ошибки.
С переходом на электронный документооборот с использованием ЭЦП архивация документов стала значительно удобнее. Они физически не занимают столько места, сколько занимали бы документы на бумажных носителях. Это просто, а главное, эффективно, поскольку с помощью специального программного обеспечения создается электронный архив для хранения, который гарантированно защищен от несанкционированного доступа.
Как ДФС Украины относится к электронному документообороту?
В официальном ответе Государственная Фискальная служба Украины подтверждает возможность оформления, ведения и использования во время проверок первичной документации в электронном виде с применением ЭЦП.
Письмо ДФС от 04.05.2016 № 9985/6 / 99-95-42-01-16-01-15
Как уберечься от мошенничества в интернете?
Использование цифровой подписи в интернете вполне надежное и проверенное временем. Но стоит помнить, что нельзя передавать свои ключи и пароли к ним третьим лицам. Это так же частным образом, как пароли от электронной почты или клиент-банка.
Ответственность за хранение личного ключа возлагается на его владельца. Передача ключа другим лицам является фактом компрометации ключа - в таком случае его владелец не может контролировать личный ключ, хотя несет ответственность за его применение. Поэтому заботьтесь об этом.
Как применяется ЭЦП в сервисе Мой Дом Online?
С начала 2019 года в сервисе Мой Дом Online эффективно применяется электронный документооборот с применением ЭЦП. Как это работает у нас?
Подписание договора на использование программы. При регистрации в системе Мой Дом Online на платные тарифы "Самостоятельный" или "Собственный бухгалтер" вы сможете подписать цифровой договор на обслуживание с помощью ЭЦП и сервиса “Вчасно”. Ознакомившись с текстом договора и подписав его, вы становитесь клиентом сервиса Мой Дом Online.
Электронные акты выполненных работ. С нашими клиентами мы обмениваемся электронными актами выполненных работ. Для создания этого функционала наши разработчики сделали шесть интеграций с различными сервисами:
- Вчасно. Мгновенный обмен документами онлайн, в котором очень удобно и надежно подписывать документы с помощью ЭЦП.
- Paperless - для подписания Актов выполненных работ.
- Opendatabot - для автоматического ввода данных о компании по указанному ЕГРПОУ.
- Наша CRM система, которая позволяет автоматизировать процесс добавления клиентов в базу контактов.
- Система автоматизации рассылок - для эффективной и быстрой коммуникации с клиентами.
Итак, электронный документооборот экономит время и средства как заказчика, так и исполнителя. Отпадает необходимость печатать документы, использовать почтовые или курьерские услуги, архивировать бумажные носители, тратить время на обработку каждого документа отдельно. Это современный и легитимный инструмент для бухгалтерского взаимодействия, поэтому давайте пользоваться им вместе.
