Облік в хмарі чи Excel: що обираєте ви?
10 вересня 2019 року, 15:09

Облік в хмарі чи Excel: що обираєте ви?

Деякі бухгалтери не нехтують таблицями в Excel, які можна використовувати для ведення абонентського обліку невеликого ОСББ та для базових потреб бухгалтерії. Для чого потрібно відходити від звичних електронних таблиць? Чи варті довіри хмарні сервіси для ведення обліку — абонентського, бухгалтерського, управлінського? На ці питання знаходимо відповідь. 

Чому обирають Excel?

Електронними таблицями успішно користуються інженери, аналітики, менеджери, ІТ-шники, бухгалтери та ін. Тим часом хмарні сервіси для ведення обліку за особовими рахунками заощаджують час, дозволяють отримувати реєстри платежів та актуалізують список боржників. Тоді чому обирають Excel, спитаєте ви? Відповідь напрошується сама — бо вести облік в таблиці безкоштовно та не вимагає підготовки.    

Кому підійде облік в таблиці?

Насправді, не всі комунальні підприємства будуть задоволені, застосовуючи в своїй роботі лише електронні таблиці Excel. Чому? Microsoft Excel — доволі зручний інструмент для невеличких підприємств, штат яких налічує менше десяти працівників. Для таких компаній електронні таблиці – це й абонентський облік, і безкоштовна бухгалтерська програма, яка працюватиме як аналог 1C (з точки зору вирішення арифметичних бухгалтерських задач).

Для наочності, давайте створимо таблицю в Excel для ведення абонентського обліку (зразок наведено нижче). Вносячи дані лічильників у графи «поточні» й «попередні», отримаємо актуальні цифри. Можна ще додати рядок «комісія банку» й додати ці кошти. Таблиця готова.

 

Застосовуючи можливості Excel, реально вести облік кількох десятків абонентів. Додавши поле з реквізитами, легко оформити таблиці у вигляді квитанцій та роздрукувати їх, надавши мешканцям для сплати. На перший погляд виглядає зручно, проте всі дані доведеться вносити вручну й дуже ретельно. В такому підході є “людський фактор”, а значить — великий шанс зробити помилку в нарахуваннях. Також вести архів нарахувань по кожному особовому рахунку — це ще одна додаткова задача, яку потрібно вирішувати. 

Облік в Excel: переваги та недоліки

Узагальнимо переваги, які надає абонентський облік в Excel:

  • Доступність, бо Excel надається в пакеті з усіма програмами Microsoft.

  • Ніякого додаткового навчання (за умови, що ви знайомі з тим, як в цілому працює ця програма) 

  • Excel працює з сукупністю засобів і функцій та здатен здійснювати необхідні математичні підрахунки за формулами (якщо ви їх заздалегідь створите у файлі).

В цілому, Excel можна користуватися, але (як ви напевно помітили) за умови попередньої підготовки. Потрібно створити шаблон, створити у “комірках” файлу відповідні формули та ретельно ввести вручну дані. Цей процес хоч і безкоштовний, проте доволі кропіткий. Він вимагає вашої уваги та пильності, щоб запобігти раптових помилок. 

Щоб зрозуміти, чи підходить Excel для ведення абонентського обліку саме вашої компанії, варто звернутися до недоліків цієї програми:

  • За відсутності автоматизації, всі дані вносяться вручну, що забирає багато часу.

  • Через ручне введення даних зростає вірогідність помилки, яку не просто виявити, в разі застосування зведених таблиць. А це години робочого часу бухгалтера та невдоволеність мешканців, якщо помилку не виправлено негайно.

  • Відсутність безпеки даних – основний недолік роботи в Excel. Навіть звичайне вимкнення світла призведе до втрати даних, не говорячи вже про комп’ютерний вірус чи кібератаку.

Висновок очевидний: коректний абонентський облік за допомогою електронних таблиць можливий у невеликих комунальних підприємствах, де об’єм даних дозволяє уникнути серйозних помилок при введенні, а також там, де немає потреби інтегрувати дані абонентського обліку з обліком управлінським чи оперативним.

Та коли мова йде про великі ОСББ, управляючі компанії або про комунальні підприємства на тисячі особових рахунків, то підхід до домоуправління, зокрема, до абонентського обліку, зовсім інший. Excel, в такому випадку, не підійде. 

Інструменти для ведення абонентського обліку 

На даний час інструментів для ведення абонентської бази є чимало. Це може бути спеціальна програма в хмарі, яка дозволяє автоматизувати нарахування, облік платежів за особовими рахунками, формування квитанцій, контроль заборгованостей та багато іншого.

Прикладом такої сучасної системи домоуправління є хмарний сервіс Мій Дім Online. Застосувавши його, ефективність роботи будь-якого комунального господарства чи ОСББ зросте в кілька разів, а кількість особових рахунків уже не має принципового значення. Мій Дім Online працює за чітким алгоритмом, що допоможе систематизувати масив даних, коректно внести показники у систему, а на виході отримати квитанції, звіти та перелік боржників за період. Сервіс автоматично оновлюється, отже актуальні законодавчі вимоги не будуть проігноровані, субсидіанти та пільговики вчасно отримають допомогу, причому все відбувається в автоматичному режимі за мінімальної кількості затрат людиногодин.

(Приклад квитанції в Мій Дім Online)

Це далеко не повний перелік можливостей та переваг сервісу Мій Дім Online. Щоб по праву оцінити їх усі, варто зробити один крок – обрати його для підвищення ефективності роботи вашого підприємства.