Учет в облаке или Excel: что выбираете вы?

Ведение бухгалтерского учета в Excel - а вы так делаете? Некоторые бухгалтера не пренебрегают таблицами в Excel, которые можно использовать для ведения абонентского учета небольшого ОСМД и для базовых потребностей бухгалтерии. Для чего нужно отходить от привычных электронных таблиц? Стоит ли доверять облачным сервисам ведение учета - абонентского, бухгалтерского, управленческого? На эти вопросы вы найдете ответ в нашей статье. 

Почему выбирают Excel?

Электронными таблицами успешно пользуются инженеры, аналитики, менеджеры, ИТ-шники, бухгалтера и другие специалисты. Между тем облачные сервисы для ведения учета по лицевым счетам экономят время, позволяют получать реестры платежей и актуализируют список должников. Тогда почему выбирают Excel, спросите вы? Ответ напрашивается сам - потому что вести учет в таблице бесплатно и не требует подготовки. 

Кому подойдет учет в Excel?

На самом деле, не все коммунальные предприятия будут удовлетворены, если будут вести бухгалтерский учет в Excel. Почему? Microsoft Excel - достаточно удобный инструмент для небольших предприятий, штат которых насчитывает менее десяти работников. Для таких компаний электронные таблицы - это и абонентский учет, и бесплатная бухгалтерская программа, которая будет работать как аналог 1C (с точки зрения решения арифметических бухгалтерских задач).

Для наглядности, давайте создадим таблицу в Excel для ведения абонентского учета (образец приведен ниже). Внося данные счетчиков в графу “текущие” и “предварительные”, получим актуальные цифры. Можно еще добавить строку “комиссия банка” и добавить эти средства. Таблица готова. 

Применяя возможности Excel, реально вести учет нескольких десятков абонентов. Добавив поле с реквизитами, легко оформить таблицы в виде квитанций и распечатать их, предоставив жителям для оплаты. На первый взгляд выглядит удобно, однако все данные придется вносить вручную и очень тщательно. В таком подходе есть "человеческий фактор", а значит - большой шанс ошибиться в начислениях. Также вести архив начислений по каждому лицевому счету - это еще одна дополнительная задача, которую нужно решать. 

Бухгалтерский учет в Excel: преимущества и недостатки

Обобщим преимущества, которые предоставляет учет в Excel:

• Доступность, потому что Excel предоставляется в пакете со всеми программами Microsoft.
• Никакого дополнительного обучения (при условии, что вы знакомы с тем, как в целом работает эта программа).
• Excel работает с совокупностью средств и функций и способен осуществлять необходимые математические подсчеты по формулам (если вы их заранее создадите в файле). 

В целом, Excel можно пользоваться, но (как вы наверное заметили) при условии предварительной подготовки. Нужно создать шаблон, создать в "ячейках" файла соответствующие формулы и тщательно ввести вручную данные. Этот процесс хоть и бесплатный, но довольно кропотливый. Он требует вашего внимания и бдительности, чтобы предотвратить внезапные ошибки.

Чтобы понять, подходит Excel для ведения абонентского и бухгалтерского учета именно вашей организации, следует обратиться к недостаткам этой программы:

• При отсутствии автоматизации, все данные вносятся вручную, что отнимает много времени.
• Из-за ручного ввода данных возрастает вероятность ошибки, которую просто выявить, в случае применения сводных таблиц. А это часы рабочего времени бухгалтера и недовольство жителей, если ошибка не исправлена ​​немедленно.
• Отсутствие безопасности данных - основной недостаток работы в Excel. Даже обычное выключение света приведет к потере данных, не говоря уже о компьютерном вирусе или кибератаке.

Вывод очевиден: корректный абонентский учет с помощью электронных таблиц возможен в небольших организациях, где объем данных позволяет избежать серьезных ошибок при вводе, а также там, где нет необходимости интегрировать данные абонентского учета с учетом управленческим или оперативным.

Но когда речь идет о крупных ОСМД, управляющих компаниях или коммунальных предприятиях на тысячи лицевых счетов, то подход к домоуправлению, в частности, к абонентскому учету, совсем другой. Excel, в таком случае, не подойдет. 

Инструменты для ведения абонентского учета

В настоящее время инструментов для ведения абонентской базы немало. Это может быть специальная программа в облаке, которая позволит автоматизировать начисления, вести учет платежей по лицевым счетам, формировать квитанции, контролировать задолженности и многое другое.

Примером такой современной системы домоуправления есть облачный сервис Мой Дом Online. Применив его, эффективность работы любого коммунального хозяйства или ОСМД возрастет в несколько раз, а количество лицевых счетов уже не имеет принципиального значения. Мой Дом Online работает по четкому алгоритму, который поможет систематизировать массив данных, корректно внести показатели в систему, а на выходе получить квитанции, отчеты и перечень должников за период. 

Сервис автоматически обновляется, следовательно, актуальные законодательные требования не будут проигнорированы, субсидианты и льготники вовремя получат помощь, причем все происходит в автоматическом режиме при минимальном количестве затрат человеко-часов. 

^{Образец квитанции в Мой Дом Online}

Это далеко не полный перечень возможностей и преимуществ программы Мой Дом Online. Чтобы по праву оценить их все, стоит сделать один шаг - выбрать его для повышения эффективности работы вашей организации.

​