Отчетность ОСМД: завал в конце года или инструмент для управителя?

Отчетность ОСМД: завал в конце года или инструмент для управителя?

Современные технологии? Зачем? Можно по-старому - в тетрадь записывать.

К сожалению, это не анекдот, а реалии многих организаций. Получается, что отчетный период - это время, когда вместо анализа данных, время тратится на их внесение и систематизацию.

Недавний пример нашего партнера - Аудиторская компания “Аудит Альянс” - это еще раз доказывает. К нам обратился глава ОСББ с проблемой: проверить выполнение смет за год для отчета перед жильцами. Как выяснилось, данные были представлены в виде собственных заметок главы ОСМД в тетради и отдельно бухгалтерских записей бухгалтера в Excel. С такими данными аудиторы работать не могут. 

Чтобы помочь клиентам, экспертам пришлось:

  • детально изучить полученную информацию;
  • провести банковские выписки за целый год в программе 1С
  • объединить и систематизировать записи руководителя и бухгалтера

И только после всех действий специалисты компании “Аудит Альянс” смогли подтвердить смету доходов и расходов ОСМД.

Все сложно, не правда ли? Давайте разбираться как можно облегчить и ускорить процесс составления отчетности ОСМД, зачем это нужно?

 

Какие отчеты формирует ОСМД

Год подходит к концу и опять актуален вопрос отчетности для ОСМД. Бухгалтеры и руководители ОСМД по итогам года готовят два типа отчетности:

  • для контролирующих органов, то есть внешняя отчетность;
  • для совладельцев многоквартирного дома, то есть внутренняя отчетность.

Обе отчетности обязательны. Дополнительно ОСМД может отчитываться, например, в разрезе выполнения работ по модернизации или другим показателям для внутреннего использования. Состав и форма отчетности любой организации зависят от выбранной формы налогообложения. ОСМД имеет статус неприбыльной организации. Способ ведения бухгалтерского отчета определяется внутренним документом об учетной политике и П (С) БУ. 

Согласно законодательству, к основным отчетам ОСМД относятся: 

  • Отчет об использовании доходов и расходов неприбыльной организации
  • Финансовая отчетность по форме 1-мс и 2-мс
  • 1-дф
  • Отчет по ЕСВ
  • Отчет о земле

Чтобы не делать бесполезную работу круглый год и не тратить на это средства и время, стоит еще в начале года задуматься над правильным и эффективным способом ведения учета и составления отчетности.

Правильная организация этого процесса находится в руках бухгалтера организации. Бухгалтер несет административную ответственность (а в отдельных случаях и уголовную) за точность и правдивость изображения информации.

 

Особенности составления и формирования отчетов ОСМД

Отчетность по формам 1-мс, 2-мс и «Отчет об использовании доходов и расходов неприбыльной организации» составляется на основании учетных регистров, которые ведутся в порядке, установленном П (С) БУ.

Форма 1-дф (Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога) подается в случае, когда ОСМД имеет наемных работников (даже если это руководитель и бухгалтер). Форма заполняется в разрезе каждого работника на основании расчетно-платежной ведомости и отчитывается по суммам начисленного заработка и удержания НДФЛ и военного сбора. Подается отчет фискальной службы в срок не позднее 40 дней, следующих за отчетным. Если в отчетном периоде не было начислено и уплачено доходов физическим лицам, такая отчетность не представляется.

Отчет по ЕСВ подается в налоговую инспекцию ежемесячно на основании сводных расчетов по заработной плате. Срок подачи - в течение 20 дней, которые следуют за отчетным периодом.

К внутренней отчетности относится отчет о выполнении сметы. Именно по этой форме отчитывается руководитель и бухгалтер ОСМД по итогам года. Он составляется на основании фактических доходов и расходов. Такой отчет не только дает возможность оценить работу правления, а также является основанием для составления сметы и утверждения тарифов на следующий год.

Отчетность по должникам - это, прежде всего, контроль над собственными доходами и расходами. Ведь несвоевременно уплаченные средства за оказанные услуги - это отсутствие заработной платы, а следовательно и штрафные санкции. Соответственно, и бухгалтеру, и руководителю важно не только знать общую сумму долгов, но и обладать подробной информацией по каждому должнику, чтобы не упустить дату истечения срока исковой давности и своевременно подать исковое заявление в суд. 

 

Отчетность с Мой Дом Onine -  это легко

Составлять отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю для контролирующих органов можно вручную - в неудобном бумажном формате. А можно делать это с помощью современных электронных инструментов, максимально автоматизируя рутинные процессы. Например, формирование отчетности в специализированных системах учета, таких как Мой Дом Online - это: 

  • уменьшение ручного ввода данных - например, данные по оплатам жителей попадают в систему и разносятся по лицевым счетам жителей автоматически, отчет по задолженности формируется автоматически;
  • формирование отчетности на любую отчетную дату в 1 клик;
  • автоматическое заполнение шаблонных форм отчетности;
  • возможность полной или частичной выгрузки отчетности в нужном формате. 

Вернемся к нашему примеру в начале статьи. Если бы данные велись в одной программе, были систематизированы, то аудиторы не тратили бы лишнее время, соответственно и не брали лишние деньги на систематизацию данных. Председатель ОСМД сэкономил бы свое время, время бухгалтера и деньги совладельцев, и сосредоточился бы на решении управленческих вопросов, обращениях совладельцев и улучшениях для дома.

А недавно Мой Дом Online выпустила специальную обработку для 1С, которая позволяет выгрузить необходимые данные из Мой Дом Online и загрузить их в 1С бухгалтерию для выполнения исключительно бухгалтерских операций и для формирования отчетности ОСМД в контролирующие органы. Такая интеграция с бухгалтерской программой позволяет максимально автоматизировать работу бухгалтера и руководителя ОСМД.

Как видим, современные технологии ускоряют выполнение многих рутинных процессов. Это освобождает время для анализа и принятия эффективных управленческих решений, на какие программы не способны. Работа ради работы уже никому не нужна. Важны результат и изменения. Особенно когда речь идет об управлении многоквартирным домом. Современные управители так работают и настраивают работу бухгалтера по такому же принципу.