Звітність ОСББ: завал в кінці року чи інструмент для управителя? Мій Дім Online

Сучасні технології? Навіщо? Можна по старому - в зошиті записувати.

На жаль, це не анекдот, а реалії для багатьох організацій. Виходить, що звітний період - це час, коли, замість аналізу даних, час витрачається на їх внесення та систематизацію.

Нещодавній приклад нашого партнера - аудиторської компанії “Аудит Альянс” - це ще раз доводить. До них звернувся голова ОСББ з проблемою: перевірити виконання кошторису за рік для звіту перед співвласниками багатоквартирного будинку. Як з’ясувалось, дані були представлені у вигляді власних приміток голови ОСББ у зошиті та окремо бухгалтерських записів бухгалтера в Excel. З такими даними аудитори працювати не можуть. Тому, щоб допомогти клієнту, експертам довелося:

вивчити детально отриману інформацію;
провести банківські виписки за цілий рік у програмі 1С;
об’єднати та систематизувати записи керівника та бухгалтера.

І тільки після усіх дій фахівці компанії «Аудит Альянс» змогли підтвердити кошторис доходів та витрат ОСББ.

Усе складно, чи не так? Давайте розбиратись, як можна полегшити та пришвидшити процес складання звітності, навіщо це потрібно?

Які звіти формує ОСББ

Рік добігає кінця і знову постає питання подання звітності для ОСББ. Бухгалтери та керівники ОСББ за підсумками року готують два типи звітності:

для контролюючих органів, тобто зовнішня звітність;
для співвласників багатоквартирного будинку, тобто внутрішня звітність.

І одна, і друга звітність обов’язкова. Додатково ОСББ може звітувати, наприклад, в розрізі виконання робіт із модернізації або інших показників для внутрішнього використання. Склад та форми звітності будь-якої компанії залежать від обраної форми оподаткування. ОСББ, у більшості випадків, має статус неприбуткової організації. Спосіб ведення бухгалтерського обліку визначається внутрішнім документом про облікову політику та П (С)БО.

Згідно з законодавством, до основних звітів ОСББ належать:

Звіт про використання доходів та витрат неприбуткової організації;
Фінансова звітність за формою 1- мс та 2- мс;
1-дф;
Звіт по ЄСВ;
Звіт про землю.

Щоб не робити даремну роботу цілий рік та не витрачати на це кошти та час, варто ще на початку року замислитись над правильним та ефективним способом ведення обліку і складання звітності.

Правильна організація цього процесу знаходиться в руках бухгалтера організації. Адже саме бухгалтер несе адміністративну відповідальність (а в окремих випадках і кримінальну) за точність та правдивість зображення інформації.

Особливості складання та формування звітів ОСББ

Звітність за формами 1-мс, 2 мс та «Звіт про використання доходів та витрат неприбуткової організації» складається на підставі облікових регістрів, які ведуться у порядку встановленому П(С)БО.

Форма 1-дф (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку) подається у разі, коли ОСББ має найманих працівників (навіть, якщо це керівник та бухгалтер). Форма заповнюється у розрізі кожного працівника на підставі розрахунково-платіжної відомості та звітується за сумами нарахованого заробітку та утримання ПДФО і військового збору. Подається звіт до фіскальної служби у термін не пізніше 40 днів, наступних за звітним. Якщо у звітному періоді не було нараховано та сплачено доходів фізичним особам, така звітність не подається.

Звіт по ЄСВ подається до податкової інспекції щомісячно на підставі зведених розрахунків із заробітної плати. Термін подання – протягом 20 днів, які є наступними за звітним періодом.

До внутрішньої звітності належить звіт про виконання кошторису. Саме за цією формою звітує керівник та бухгалтер ОСББ за підсумками року. Він складається на підставі фактичних доходів та витрат. Такий звіт не тільки надає змогу оцінити роботу правління, а також є підставою для складання кошторису та затвердження тарифів на наступний рік.

Звітність за боржниками – це, перш за все, контроль над власними доходами та видатками. Адже несвоєчасно сплачені кошти за надані послуги – це відсутність заробітної плати, а отже і штрафні санкції. Відповідно, і бухгалтеру, і керівнику важливо не тільки знати загальну суму боргів, а й володіти детальною інформацією по кожному боржнику, щоб не проґавити дату спливу терміну позовної давності та своєчасно подати позовну заяву до суду.

Звітність з Мій Дім Online - це легко

Складати звітність, як внутрішню, так і зовнішню до контролюючих органів можна вручну - у незручному паперовому форматі. А можна робити це за допомогою сучасних електронних інструментів, максимально автоматизуючи рутинні процеси. Наприклад, формування звітності у спеціалізованих системах обліку, таких як Мій Дім Online – це:

зменшення ручного введення даних - наприклад, дані по оплатах мешканців потрапляють в систему та розносяться по особових рахунках мешканців автоматично, звіт по заборгованості формується автоматично;
формування звітності на будь-яку звітну дату в 1 клік;
автоматичне заповнення шаблонних форм звітності;
можливість повного або часткового вивантаження звітності у потрібному форматі.

Повернімося до нашого прикладу на початку статті. Якби дані велися в одній програмі, були систематизовані, то аудитори не витрачали б зайвий час, відповідно і не брали зайві гроші, на систематизацію даних. Голова ОСББ зекономив би свій час, час бухгалтера та гроші співвласників, і зосередився б на розв’язанні управлінських питань, зверненнях співвласників та покращеннях для будинку.

А нещодавно Мій Дім Online випустила спеціальну обробку для 1С, яка дозволяє вивантажити необхідні дані з Мій Дім Online та завантажити їх в 1С бухгалтерію для виконання виключно бухгалтерських операцій та для формування звітності в контролюючі органи. Така інтеграція з бухгалтерською програмою дозволяє максимально автоматизувати роботу бухгалтера та керівника ОСББ.

Як бачимо, сучасні технології пришвидшують виконання багатьох рутинних процесів. Це звільняє час для аналізу та прийняття ефективних управлінських рішень, на які програми не здатні. Робота заради роботи вже нікому не потрібна. Важливий результат та зміни. Особливо коли мова йде про управління багатоквартирним будинком. Сучасні управителі так працюють та налаштовують роботу бухгалтера за таким самим принципом.