Документооборот управителя многоквартирного дома Мій Дім Online

Документы - неотъемлемая составляющая повседневной жизни и важный корпоративный ресурс цифровой эпохи. Как правильно использовать и какие решения способны оптимизировать документооборот управителя многоквартирных домов - об этом мы решили рассказать вам в нашем обзоре.

Документооборот: что это?

Для любой компании документооборот - это движение документов с момента их создания до передачи в архивное учреждение. По способу фиксации документооборот можно разделить на бумажный и электронный. Еще одна характерная особенность - периодичность: месяц, квартал, полугодие и год. Созданные документы в пределах конкретных временных рамок составляют базу для оценки и анализа деятельности предприятия, учреждения или частного предпринимателя.

Виды документооборота

Бумажный документооборот формируется путем заполнения стандартных форм и бланков определенной информацией, которая затем обрабатывается (преимущественно вручную). Сейчас основными недостатками такого документооборота являются:

большие ресурсные затраты, включая временные и человеческие ресурсы;
сложность обработки и анализа данных;
низкая скорость поиска нужной информации;
сохранение и восстановление бумажных данных.

Для каждой компании, которая внедряет электронный документооборот, создается сервер, где хранятся база данных и созданные документы. Важнейшим аспектом для обеспечения электронного документооборота является стабильный доступ к интернету. Каждый созданный документ хранится в отдельном каталоге в соответствующей иерархии. Только лицо, наделенное определенными правами, может создавать, модифицировать и обрабатывать электронные документы.

Электронный документооборот значительно облегчает администрирование и позволяет эффективно организовать работу. Он предоставляет доступ к актуальной информации и унифицирует внутренние процессы, сохраняя соответствие действующим нормам, обеспечивает безопасность данных клиента.

Документооборот управителя многоквартирного дома

Документация управителя многоквартирного дома должна быть сформирована на основе совокупности принципов, рекомендаций, норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы на предприятиях, учреждениях и организациях.

Документооборот управителя многоквартирного дома можно разделить на две части:

для работы с жителями: квитанции, уведомления, отчеты, справки, опросы и т.д.;
для бухгалтерско-финансового учета: счета, акты, договора, отчеты в государственные органы и т.д.

Документация управителя многоквартирного дома начинает формироваться с момента подписания договора об управлении и акта, который составляется на основании осмотра многоквартирного дома и придомовой территории. Уполномоченное лицо или предыдущий управитель многоквартирного дома передают всю имеющуюся техническую документацию, согласно перечню, определенному Минрегионом, а также на земельный участок. Прием данных документов тоже подтверждается соответствующим актом, обязательные требования к которым определены Приказом Министерство регионального развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Украины "Об утверждении Перечня технической документации на многоквартирный дом" от 17.07.2018 N176.

На основании инвентаризации расчетов управитель формирует остаточные сведения в разрезе каждого контрагента и по абонентским счетам. Это дает возможность наладить правильный учет для слаженной работы.

Преимущества электронного документооборота в управлении многоквартирным домом

Электронный документооборот помогает управителю:

систематизировать обмен информацией и навести порядок в данных;
быстро и удобно информировать жителей и совладельцев - неограниченное количество людей в любое время имеют доступ к данным;
облегчить управление потоком документов и внутренними процессами;
сэкономить время и затраты на подготовку и обработку необходимой информации;
минимизировать потери данных при смене руководства;
облегчить проведение аудита / проверки организации;
строить прозрачные и доверительные отношения с жителями и совладельцами.

ТОП-10 преимуществ Мой Дом Online для управителя

Одним из первых главных шагов диджитализации общества является внедрение электронного документооборота для автоматизации бизнес-процессов. Для этого следует использовать современные инструменты, например, программный комплекс Мой Дом Online.

5 преимуществ системы при работе с жителями:

Доступность электронных квитанций и истории начислений в электронном виде в собственных кабинетах жителя позволяют не печатать квитанции и не хранить их в бумажном виде.
Быстрое распространение информации среди жителей и совладельцев через email-рассылку и размещение информации на сайте организации позволяют, например, не печатать объявление и не вешать ее на доске объявлений.
Проводить онлайн опрос жителей через личный кабинет жителя - не нужно бегать по квартирам и опрашивать всех.
Оплачивать электронные квитанции онлайн через собственный кабинет благодаря интеграции с платежными системами - нет нужды идти в банк, стоять в очереди, чтобы оплатить квартплату.
Передавать показания счетчиков через кабинет - не нужно заполнять бумажки и передавать их бухгалтеру или руководителю организации.

5 преимуществ при ведении бухгалтерско-финансового учета:

Автоматическое получение всех необходимых данных сразу в систему (например, показателей счетчиков или оплат жителей) - уже не нужно вручную переносить эти данные и где-то отдельно хранить, все будет в одной системе.
Автоматическое или полуавтоматическое формирование отчетов, справок и документов, поскольку программа уже содержит необходимые данные, нужно лишь выбрать формат, в котором их подать.
Различные уровни доступа к информации различными сотрудниками с любого устройства - все через одну систему - не нужно ничего дополнительного устанавливать на компьютеры.
Оперативная коммуникация с жителями, получения их заявок, распределение их выполнения между обслуживающим персоналом и контроль их выполнения - все в одной системе.
Сохранение данных, быстрое восстановление и возможность интеграции с другими системами - расчеты, внутренние процессы, коммуникации и обмен данными можно автоматизировать и совершенствовать постоянно, затрачивая на это меньше ресурсов.

Внедрение электронного документооборота в управлении значительно упрощает работу, ускоряет администрирование и отчетность. Правильный выбор программы и инструментов - это высвобождение времени и возможностей для дополнительных услуг, благодаря которым вы увеличиваете прибыль. Мой Дом Online - программа, которая помогает наладить электронный документооборот управителя и автоматизировать работу ОСМД в целом.