Абонентский учет - подготовка данных

Абонентский учет - подготовка данных

Мы неоднократно видели ситуацию, когда клиент хочет оптимизировать и автоматизировать свою работу, перейти на современное программное обеспечение для учета начислений (абонентского учета). Упорно начинает работать, а потом останавливается на полпути. Из собственных наблюдений и опыта наших клиентов мы хотим поделиться советами как легко и быстро настроить программу учета под нужды своей организации.

 

С чего начать подготовку базы данных?

Залог успеха этой задачи зависит от подготовки базы данных для переноса в программное обеспечение. От этого этапа зависит, насколько удобно будет работать не только отделу расчетов и бухгалтеру, но и коммунальному предприятию и абонентам. 

Всем известно, хорошему результату всегда предшествует кропотливая подготовка. А когда речь идет о подготовке и проверке данных - это требует особого упорства и настойчивости. Итак, какие данные нужно подготовить, чтобы легко и быстро настроить абонентский учет в программе - рассказываем на примере Мой Дом Online.

Перед началом работы с программой Мой Дом Online стоит ознакомиться с терминологией:

  • объект недвижимости - многоквартирный или частный дом, для которого ведется учет в системе;
  • лицевой счет - каждый владелец помещения имеет аккаунт - уникальный набор цифр, который идентифицирует личный счет владельца в программе Мой Дом Online;
  • статья начислений - вид услуги или взноса, стоимость которых рассчитывается и выставляется жителям к оплате в виде квитанций в каждом расчетном периоде (месяце);
  • остаток на расчетную дату - остаток средств по состоянию на конкретный день;
  • реестр оплат - реестры платежей, которые содержат информацию об оплатах жителей, поступивших на расчетные счета предприятия или ОСМД. В реестрах платежей, в отличие от банковской выписки, подробно указаны суммы, уплаченные по каждой отдельной статье начисления для каждого отдельного лицевого счета;
  • начальное показание счетчика - показание, от которого начинаются начисления, по состоянию на конкретный день.

Далее нужно выполнить важное домашнее задание - собрать все необходимые данные для переноса их в систему, в частности:

  • информацию о доме;
  • виды начислений, тариф и период его действия;
  • данные лицевых счетов;
  • показания счетчиков;
  • сводные остатки по каждой статье начислений;
  • выписка из клиент-банка;
  • реестры предыдущих оплат;
  • перечень льготных категорий или файлы монетизации из банка.

 

Где найти нужную информацию для учета?

Любое сбережение начинается с учета. Мы попытались выяснить, как ведут учет наши клиенты.

Одни - в бумажных абонентских книгах, купленных в ближайшем книжном магазине. Другие - в программе Excel - на рабочем компьютере. Есть клиенты, которые получают показания счетчика от жителей через Viber в формате фото, а затем вручную вносят их в расчетные документы. Для каждого своя норма.

Типичная ситуация: у вас есть все данные, но они в разных форматах и ​​в разных местах. Разве это удобно для бухгалтера и руководителя?

Есть еще один участник процесса начисления - владелец квартиры или домовладения. Для него важно своевременно получать квитанцию ​​с начислениями с правильными расчетами, отслеживать историю своих оплат, понимать составляющие тарифа и размер льготы или субсидии. А еще - оплатить все это быстро и без очередей.

Отличное решение - собрать все вместе в одной системе.

 

Как упорядочить данные для абонентского учета?

Чаще всего наполнение базы данных нужно в двух случаях:

  • для вновь созданного предприятия или объединения;
  • для систематизации имеющейся информации.

В первом случае все просто - необходимо составить список лицевых счетов и их параметры (адрес, площадь квартиры и т.д.). Обычно, собрать эту информацию можно путем опроса жителей. Чтобы начать ведение автоматического учета, достаточно установить для них нулевые значения.

Во втором случае - выбирать и систематизировать данные из разных источников: из бумажных журналов и книг ведения учета, электронных таблиц, электронных писем, старых программных комплексов и тому подобное. Нашим клиентам мы рекомендуем упорядочить все данные в одном Excel файле. С ним удобно работать и вносить информацию непосредственно в нашу программу.

Вид данных

Формат

Комментарий

Пример

1

Дата начала начисления в системе

 

Согласно решению руководства

 

2

Перечень видов / статей начислений, действующий тариф, период действия статьи начислений

Название статьи начислений, тип (по площади, по счетчику т.д.), дата начала действия статьи, действующий тариф / размер взноса и лицевые счета, по которым осуществляются начисления по статье

 

Содержание дома за 1 м2 площади, тариф 8,50 грн действует с 01.03.2020, начисления на все лицевые счета квартир с 1 по 50

3

Адрес дома (ов) для учета

Населенный пункт, название улицы № дома, № квартиры

Этаж, подъезд- не обязательно

м. Киев, ул. Пимоненко, 7, кв. 1-100

4

Лицевые счета (список)

Только цифры

ФИО, телефон, email - не обязательно

О / р 001, Иванов И.И., 0671112233, ivanov@ukr.net;

О / р 002, Петров П.П., 0671112233, petrov@ukr.net

5

Показания счетчиков 

Начальные и текущие

На начало и конец месяца

Счетчик холодного водоснабжения:

начальный показатель 100 м3 в 01.03.2020

текущий показатель 110 м3 в 25.03.2020

6

Сводные остатки по каждой статье начислений на дату сведения

 

Остатки выводятся на дату сведения по каждой статье отдельно

Содержание дома, о / р 001: остаток 38,50 грн на 01.03.2020

7

Выписка из клиент-банка, реестры оплат

 

Чтобы внести платы за нужный месяц

 

8

Перечень льготников или файлы монетизации из банка

 

При наличии льготников

 

 

Правильно структурированная информация поможет:

  • привести в порядок имеющиеся данные;
  • быстро и легко проводить учет начислений в выбранной программе;
  • вовремя получить первые расчетные квитанции;
  • избежать ошибок и необходимости корректировать информацию после создания квитанций;
  • свести к минимуму недовольство жителей при получении новых квитанций;
  • автоматизировать учет;
  • минимизировать затраты времени.

Программа Мой Дом Online - это удобный инструмент для ведения абонентского учета коммунального хозяйства. Она помогает быстро и легко наводить и поддерживать порядок в данных, приучать жителей к своевременной подаче показателей и осуществлению оплаты. Мой Дом Online - все в одной системе.

А вы уже подготовили данные для ввода в систему?