Абонентский учет - подготовка данных

Мы неоднократно видели ситуацию, когда клиент хочет оптимизировать и автоматизировать свою работу, перейти на современное программное обеспечение для учета начислений (абонентского учета). Упорно начинает работать, а потом останавливается на полпути. Из собственных наблюдений и опыта наших клиентов мы хотим поделиться советами как легко и быстро настроить программу учета под нужды своей организации.

С чего начать подготовку базы данных?

Залог успеха этой задачи зависит от подготовки базы данных для переноса в программное обеспечение. От этого этапа зависит, насколько удобно будет работать не только отделу расчетов и бухгалтеру, но и коммунальному предприятию и абонентам. 

Всем известно, хорошему результату всегда предшествует кропотливая подготовка. А когда речь идет о подготовке и проверке данных - это требует особого упорства и настойчивости. Итак, какие данные нужно подготовить, чтобы легко и быстро настроить абонентский учет в программе - рассказываем на примере Мой Дом Online.

Перед началом работы с программой Мой Дом Online стоит ознакомиться с терминологией:

• объект недвижимости - многоквартирный или частный дом, для которого ведется учет в системе;
• лицевой счет - каждый владелец помещения имеет аккаунт - уникальный набор цифр, который идентифицирует личный счет владельца в программе Мой Дом Online;
• статья начислений - вид услуги или взноса, стоимость которых рассчитывается и выставляется жителям к оплате в виде квитанций в каждом расчетном периоде (месяце);
• остаток на расчетную дату - остаток средств по состоянию на конкретный день;
• реестр оплат - реестры платежей, которые содержат информацию об оплатах жителей, поступивших на расчетные счета предприятия или ОСМД. В реестрах платежей, в отличие от банковской выписки, подробно указаны суммы, уплаченные по каждой отдельной статье начисления для каждого отдельного лицевого счета;
• начальное показание счетчика - показание, от которого начинаются начисления, по состоянию на конкретный день.

Далее нужно выполнить важное домашнее задание - собрать все необходимые данные для переноса их в систему, в частности:

• информацию о доме;
• виды начислений, тариф и период его действия;
• данные лицевых счетов;
• показания счетчиков;
• сводные остатки по каждой статье начислений;
• выписка из клиент-банка;
• реестры предыдущих оплат;
• перечень льготных категорий или файлы монетизации из банка.

Где найти нужную информацию для учета?

Любое сбережение начинается с учета. Мы попытались выяснить, как ведут учет наши клиенты.

Одни - в бумажных абонентских книгах, купленных в ближайшем книжном магазине. Другие - в программе Excel - на рабочем компьютере. Есть клиенты, которые получают показания счетчика от жителей через Viber в формате фото, а затем вручную вносят их в расчетные документы. Для каждого своя норма.

Типичная ситуация: у вас есть все данные, но они в разных форматах и ​​в разных местах. Разве это удобно для бухгалтера и руководителя?

Есть еще один участник процесса начисления - владелец квартиры или домовладения. Для него важно своевременно получать квитанцию ​​с начислениями с правильными расчетами, отслеживать историю своих оплат, понимать составляющие тарифа и размер льготы или субсидии. А еще - оплатить все это быстро и без очередей.

Отличное решение - собрать все вместе в одной системе.

Как упорядочить данные для абонентского учета?

Чаще всего наполнение базы данных нужно в двух случаях:

• для вновь созданного предприятия или объединения;
• для систематизации имеющейся информации.

В первом случае все просто - необходимо составить список лицевых счетов и их параметры (адрес, площадь квартиры и т.д.). Обычно, собрать эту информацию можно путем опроса жителей. Чтобы начать ведение автоматического учета, достаточно установить для них нулевые значения.

Во втором случае - выбирать и систематизировать данные из разных источников: из бумажных журналов и книг ведения учета, электронных таблиц, электронных писем, старых программных комплексов и тому подобное. Нашим клиентам мы рекомендуем упорядочить все данные в одном Excel файле. С ним удобно работать и вносить информацию непосредственно в нашу программу.

Правильно структурированная информация поможет:

• привести в порядок имеющиеся данные;
• быстро и легко проводить учет начислений в выбранной программе;
• вовремя получить первые расчетные квитанции;
• избежать ошибок и необходимости корректировать информацию после создания квитанций;
• свести к минимуму недовольство жителей при получении новых квитанций;
• автоматизировать учет;
• минимизировать затраты времени.

Программа Мой Дом Online - это удобный инструмент для ведения абонентского учета коммунального хозяйства. Она помогает быстро и легко наводить и поддерживать порядок в данных, приучать жителей к своевременной подаче показателей и осуществлению оплаты. Мой Дом Online - все в одной системе.

А вы уже подготовили данные для ввода в систему?

​