Абонентський облік - підготовка даних

Ми неодноразово бачили ситуацію, коли клієнт хоче оптимізувати та автоматизувати свою роботу, перейти на сучасне програмне забезпечення для обліку нарахувань (абонентського обліку). Завзято починає працювати – а потім  зупиняється на половині шляху. З власних спостережень та досвіду наших клієнтів хочемо поділитися порадами як легко та швидко налаштувати програму обліку під потреби своєї організації. 

З чого розпочати підготовку бази даних?

Запорука успіху цього завдання належить підготовці бази даних для перенесення у програмне забезпечення. Від цього етапу залежить, наскільки зручно буде працювати не тільки відділу розрахунків та бухгалтеру, а й комунальному підприємству та абонентам. Усім відомо, хорошому результату завжди передує кропітка підготовка. А коли мова йде про підготовку та перевірку даних – це потребує особливого завзяття та наполегливості. Отож, які дані потрібно підготувати, щоб легко та швидко налаштувати абонентський облік в програмі - розповідаємо на прикладі Мій Дім Online.

Перед початком роботи з програмою Мій Дім Online варто ознайомитися з термінологією:

• об’єкт нерухомості - багатоквартирний або приватний будинок, для якого ведеться облік в системі;
• особовий рахунок - кожен власник приміщення має обліковий запис - унікальний набір цифр, який ідентифікує особовий рахунок власника в програмі Мій Дім Online;
• стаття нарахувань - вид послуги або внеску, вартість яких розраховується та виставляється жителям до оплати у вигляді квитанцій у кожному розрахунковому періоді (місяці);
• залишок на розрахункову дату – залишок коштів, станом на конкретний день;
• реєстр оплат - реєстри платежів, які містять інформацію про оплати мешканців, що надійшли на розрахункові рахунки підприємства або ОСББ. У реєстрах платежів, на відміну від банківської виписки, детально зазначено суми, що сплачено по кожній окремій статті нарахування для кожного окремого особового рахунку;
• початковий показник лічильника – показник від якого розпочинаються нарахування, станом на конкретний день.

Далі потрібно виконати важливе домашнє завдання - зібрати всі необхідні дані для перенесення їх в систему, зокрема:

• інформацію про будинок;
• види нарахувань, тариф та період його дії; 
• дані особових рахунків; 
• показники лічильників;
• зведені залишки по кожній статті нарахувань; 
• виписка з клієнт-банку;
• реєстри попередніх оплат;
• перелік пільгових категорій або файли монетизації з банку.

Де знайти потрібну інформацію для обліку?

Будь-яке заощадження починається з обліку. Ми спробували з’ясувати, як саме ведуть облік  наші клієнти.

Одні – в паперових абонентських книгах, куплених у найближчому книжковому магазині. Інші – у програмі Excel – на робочому комп’ютері. Є клієнти, які отримують показники лічильника від мешканців через Viber у форматі фото, а потім вручну вносять їх до розрахункового документа. Для кожного своя норма. 

Типова ситуація: у вас є всі дані, але вони в різних форматах та в різних місцях. Хіба це зручно для бухгалтера та керівника? 

Є ще один учасник процесу нарахування - власник квартири чи домоволодіння. Для нього важливо своєчасно отримувати квитанцію з нарахуваннями з правильними розрахунками, відстежувати історію своїх оплат, розуміти складові тарифу та розмір пільги чи субсидії. А ще - сплатити все це швидко та без черг. 

Чудове рішення - зібрати все разом  в одній системі.

Як впорядкувати дані для абонентського обліку?

Найчастіше наповнення бази даних потрібно у двох випадках:

• для новоствореного підприємства або об'єднання;
• для впорядкування наявної інформації. 

В першому випадку все просто - необхідно скласти список особових рахунків та їх параметри (адресу, площу квартири тощо). Зазвичай, зібрати цю інформацію можна шляхом опитування мешканців. Щоб розпочати ведення автоматичного обліку, достатньо встановити для них нульові значення.

У другому випадку - вибирати та систематизувати дані з різних джерел: з паперових журналів та книг ведення обліку, електронних таблиць, електронних листів, старих програмних комплексів тощо. Нашим клієнтам ми рекомендуємо впорядкувати всі дані в одному Excel файлі. З ним зручно працювати та вносити інформацію безпосередньо в нашу програму.

Правильно структурована інформація допоможе:

• привести до ладу наявні дані;
• швидко та легко проводити облік нарахувань в обраній програмі;
• вчасно отримати перші розрахункові квитанції;
• уникнути помилок та необхідності коригувати інформацію після створення квитанцій;
• звести до мінімуму незадоволення мешканців при отриманні нових квитанцій;
• автоматизувати облік;
• мінімізувати витрати часу.

Програма Мій Дім Online – це зручний інструмент для ведення абонентського обліку комунального господарства. Він допомагає швидко та легко наводити та підтримувати порядок в даних, привчати мешканців до своєчасного подання показників та здійснення оплати. Мій Дім Online - все в одному місці.

А ви вже підготували дані для вводу в програму?