Аутсорсинг бухгалтерії — найкращий вибір для ОСББ

Понад 80% компаній на Заході віддають бухгалтерію на аутосорс. Останніми роками ця тенденція широко простежується і в Україні. Брати штатного бухгалтера потребує виділеного бюджету на його утримання, в той час як його кваліфікація має бути дуже високою, а вартість помилки може обернутися великими штрафами. Найманий бухгалтер для ОСББ чи аутсорс? Вирішувати вам.

Що відбувається за лаштунками для бухгалтера ОСББ

Пропоную замислитися над питаннями, які виникають уже після створення ОСББ. Отже, співвласники зорганізовані, законодавча база вивчена, створена ініціативна група, а через певний час створено ОСББ. Після проведення загальних зборів та обрання голови правління ОСББ, затверджується кошторис та наймаєтьсяштатний персонал. А далі починається щоденна праця інженерно-технічного персоналу, сантехніка, електрика, двірника, бухгалтера, тощо.

Для бухгалтера, який береться за ведення обліку навіть одного ОСББ розпочинається гаряча пора, бо навантаження шалене. За дуже стислі терміни необхідно наповнити базу даних необхідною інформацією – це квартири в будинку, поквартирна кількість мешканців, площа квартир, пільги, субсидії, внески.

А ще — зарплата штатного персоналу, співпраця з банками й платіжними системами, звіти, податки, робота з контрагентами, тощо. Навіть якщо бухгалтерський облік ОСББ ведеться не вручну, а за допомогою якогось сучасного програмного забезпечення – це дуже великий об’єм роботи і впоратися одному працівникові неймовірно складно. Не забуваємо про такий критерій, як відповідальність, бо все треба зробити вчасно і правильно, інакше, з однієї сторони – невдоволення мешканців, а з іншої – штрафні санкції державних органів. А ще існує такий неприємний вид «бухгалтерського покарання», як адміністративний штраф, коли відповідальність за невчасно поданий або неправильний звіт бухгалтер ділить з керівником підприємства. Тут уже непереливки всім.

Виглядає як залякування, але це не так. Це просто об’єктивний стан речей, який необхідно врахувати заздалегідь. Правління об’єднання має бути готовим до цього, коли обиратиме форму бухгалтерського обслуговування вашого ОСББ.

Добре, якщо на прикметі є бухгалтер з навичками роботи в комунальних підприємствах, наприклад, в ЖЕКах. Іноді бухгалтер бере на обслуговування декілька ОСББ. Питання в тому, чи встигатиме він, чи не зросте ймовірність помилок при нарахуваннях комунальних платежів, податкових зобов’язань, тощо?

Можна найняти не одного, а кілька бухгалтерів, кожен із яких буде вести свою ділянку бухгалтерського обліку. Тоді вища ймовірність, що все буде зроблено вчасно й правильно. Проте, наскільки зросте тоді фонд оплати праці (який напряму поповнюють члени ОСББ, сплачуючи за комірне, і чи готові вони до таких витрат)?  

Одразу зазначимо, що альтернатива є. Це — аутсорсинг бухгалтерських послуг. Давайте розглянемо його більш детально.

Аутсорсинг бухгалтерії - що потрібно знати

Що таке аутсорс в принципі, і що таке аутсорсинг бухгалтерського обліку? Аутсорсинг  (з англ. — “залучення сторонніх ресурсів”) — це передача функцій або бізнес-процесів сторонній компанії на основі договору підряду. Предметом договору можуть бути такі сфери господарської діяльності, як IT, безпека, кадровий облік, бухгалтерія, виробництво, маркетинг, юридичний супровід, транспортна логістика, окремі проекти, тощо. Важливо, що контроль виконання та відповідальність перед органами несе аутсорсер, що значно зменшує ризики для керівництва ОСББ.

Чому подібна співпраця вигідна для замовника послуг аутсорсингу? По-перше, немає необхідності утримувати штатного бухгалтера. Часто постійні статті видатків переходять у тимчасові, виходячи із конкретних задач і потреб компанії. По-друге, керівник ОСББ має більше можливостей зосередитись на стратегічному розвитку, акумулювати максимальну кількість ресурсів на основний вид діяльності.

Не зайвим буде згадати й про технологічний розвиток. За допомогою послуги аутсорсингу компанії швидко та ефективно переходять на сучасне програмне забезпечення для бухгалтерів (про це ми згадаємо окремо). Коли в штаті немає співробітників з необхідним рівнем кваліфікації, аутсорсер допомагає вирішити цю проблему.

Варто врахувати й світовий досвід, який підтверджує ефективність послуги аутсорсингу та підтверджує її популярність. Так, американською асоціацією менеджерів було опитано 600 компаній. Як наслідок, 80% із них передавали на аутсорсинг функції адміністрування, 20% - виконання фінансових операцій.

Аутсорсинг бухгалтерських послуг: в чому переваги?

Створивши ОСББ, не обов’язково вводити в штат бухгалтера або, тим більше, створювати цілий бухгалтерський відділ. Можна звернутися до організацій, які надають аутсорсинг бухгалтерії. Якщо вартість та приблизний об’єм послуг влаштовує – є сенс у призначені зустрічі з відповідальними особами компанії-аутсорсера та підписанні договору з конкретним переліком вимог (період дії договору обговорюється).

За ОСББ закріплюється відповідальна особа від аутсорсера (в нашому випадку це буде бухгалтер для ОСББ), якому передається вся необхідна інформація, всі дані, на базі чого можна було б вести аутсорсинг бухобліку. Договором визначаються об’єми й терміни подачі такої інформації. На даному етапі діяльність правління ОСББ з ведення бухгалтерського обліку об’єднання можна вважати завершеною. Далі розпочинається робота спеціалістів компанії-аутсорсера, а саме: надаються послуги ведення бухгалтерського обліку. З цього моменту настає відповідальність аутсорсера за вчасністю і правильністю нарахувань та виплат, подачу звітності, комунікацію з державними органами з питань бухгалтерського супроводу, тощо.

Переваги для ОСББ, коли бухгалтер на аутсорсі:

• оптимізацію коштів, бо немає необхідності утримувати штат бухгалтерів;
• економію часу, бо не треба займатися справами, які, згідно договору, виконує підрядна організація;
• гарантовану якість бухгалтерських послуг, оскільки компанія-аутсорсер зосереджена виключно на бухобліку та має для цього всі необхідні технічні засоби та програмні комплекси для автоматизації процесів;
• зменшення ризиків адміністративного чи фінансового покарання, оскільки вся відповідальність за ведення аутсорсингу бухобліку бере на себе аутсорсер;
• юридичний супровід, консультацію по актуальним законодавчим нормам, згідно Податковому Кодексу України, в разі необхідності.

Вигідний Альянс

Аутсорсинг бухгалтерії — дуже розумне рішення для керівництва ОСББ, яке цінує свій час та гроші. Обираючи тарифний план “Власний бухгалтер”, ви отримуєте бухгалтера для свого ОСББ в особі нашого партнера, аудиторської компанії “Аудит Альянс”.  

Як будується дистанційна робота? Бухгалтер “Аудит Альянсу” веде комплексний бухгалтерський облік ОСББ, а абонентський облік здійснюється через систему Мій Дім Online. Таким чином, ОСББ отримує повний бухгалтерський супровід, а мешканці використовують усі переваги сервісу Мій Дім Online — такі як онлайн-запити до ОСББ, онлайн-платежі та моніторинг нарахувань у власному кабінеті.

Мій Дім Online — це сервіс, який дозволяє за розумну плату оптимізувати процеси у вашому ОСББ, налагодити прозору взаємодію із співвласниками, скоротити кількість боржників та віддати ведення бухгалтерії на аутсорс, тим часом вивільнивши час для стратегічної роботи з благоустрою побуту. При такій моделі роботи ефективність і раціональність використання коштів для керівництва ОСББ очевидні.

Рекомендуємо переглянути запис вебінару на тему "Аутсорсинг чи бухгалтер в штат: що краще для ОСББ / садового товариства" за посиланням.