Аусторсинг бухгалтерии - лучший выбор для ОСМД Мій Дім Online

Более 80% компаний на Западе отдают бухгалтерию на аутсорс. В последние годы эта тенденция широко распространилась и в Украине. Содержание штатного бухгалтера требует выделенного бюджета, в то время как его квалификация должна быть очень высокой, а стоимость ошибки может обернуться большими штрафами. Наемный бухгалтер для ОСББ или аутсорс? Решать вам!

Что происходит за кулисами для бухгалтера ОСББ

Предлагаю задуматься над вопросами, которые возникают сразу после создания ОСМД. Итак, совладельцы организованы, законодательная база изучена, создана инициативная группа и через некоторое время создано ОСМД. После проведения общего собрания и избрания председателя правления ОСМД, утверждается смета и нанимается штатный персонал. А дальше начинается ежедневный труд: инженерно-технического персонала, сантехника, электрика, дворника, бухгалтера, и т.д.

Для бухгалтера, который берется за ведение учета даже одного ОСМД начинается горячая пора, потому что нагрузка безумная. За очень короткий срок необходимо наполнить базу данных необходимой информацией - это квартиры в доме, поквартирное количество жителей, площадь квартир, льготы, субсидии, взносы. А еще - зарплата штатного персонала, сотрудничество с банками и платежными системами, отчеты, налоги, работа с контрагентами и т.д.

Даже если бухгалтерский учет ОСМД ведется не вручную, а с помощью какого-то современного программного обеспечения - это очень большой объем работы и справиться одному сотруднику невероятно сложно. Не забываем и о таком критерии, как ответственность, потому что это все нужно сделать вовремя и правильно, иначе, с одной стороны - недовольство жителей, а с другой - штрафные санкции государственных органов. А еще существует такой неприятный вид “бухгалтерского наказания”, как административный штраф, когда ответственность за несвоевременно поданный или неправильный отчет бухгалтер делит с руководителем предприятия. Здесь уже не до шуток всем.

Выглядит как запугивание, но это не так. Это просто объективное положение вещей, которое необходимо учесть заранее. Правление ОСМД должно быть готово к этому, при выборе формы бухгалтерского обслуживания.

Хорошо, если на примете есть бухгалтер с навыками работы в коммунальных предприятиях, например, в ЖЭКах. Иногда бухгалтер берет на обслуживание несколько ОСМД. Вопрос в том, будет ли он успевать, не возрастет ли вероятность ошибок при начислениях коммунальных платежей, налоговых обязательств и т.д.?

Можно нанять сразу нескольких бухгалтеров, где каждый будет вести свой участок бухгалтерского учета. Тогда выше вероятность, что все будет сделано вовремя и правильно. Но также и возрастет фонд оплаты труда (который напрямую пополняют члены ОСМД, оплачивая квартплату, и готовы ли они к таким расходам)?

Сразу отметим, что альтернатива есть. Это - аутсорсинг бухгалтерии. Давайте рассмотрим его более подробно.

Аутсорсинг бухгалтерии - что нужно знать

Что такое аутсорс в принципе, и что такое аутсорсинг бухгалтерского учета? Аутсорсинг (от англ. - "привлечение сторонних ресурсов”) - это передача функций или бизнес-процессов сторонней компании на основе договора подряда. Предметом договора могут быть такие сферы хозяйственной деятельности, как IT, безопасность, кадровый учет, бухгалтерия, производство, маркетинг, юридическое сопровождение, транспортная логистика, отдельные проекты и т.д. Важно, что контроль выполнения и ответственность перед органами несет аутсорсер, что значительно уменьшает риски для руководства ОСМД.

Почему подобное сотрудничество выгодно для заказчика услуг аутсорсинга? Во-первых, нет необходимости содержать штатного бухгалтера. Часто постоянные статьи расходов переходят во временные, исходя из конкретных задач и потребностей компании. Во-вторых, руководитель ОСМД имеет больше возможностей сосредоточиться на стратегическом развитии, аккумулировать максимальное количество ресурсов на основной вид деятельности.

Не лишним будет упомянуть и о технологическом развитии. С помощью услуги аутсорсинга компании быстро и эффективно переходят на современное программное обеспечение для бухгалтеров (об этом мы вспомним отдельно). Когда в штате нет сотрудников с необходимым уровнем квалификации, аутсорсер помогает решить эту проблему.

Стоит учесть и мировой опыт, подтверждающий эффективность услуги аутсорсинга и ее популярность. Так, американской ассоциацией менеджеров было опрошено 600 компаний. Как следствие, 80% из них передавали на аутсорсинг функции администрирования, 20% - выполнение финансовых операций.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: в чем преимущества?

Создав ОСМД, не обязательно вводить в штат бухгалтера или, тем более, создавать целый бухгалтерский отдел. Можно обратиться к организациям, которые предоставляют аутсорсинг бухгалтерии. Если стоимость и объем услуг устраивает - можно назначать встречу с ответственными лицами компании-аутсорсера, подписывать договор с конкретным перечнем требований (период действия договора обсуждается).

За ОСМД закрепляется ответственное лицо от аутсорсера (в нашем случае это будет бухгалтер для ОСМД), которому передается вся необходимая информация, данные, на базе чего можно было бы вести аутсорсинг бухучета. Договором определяются объемы и сроки подачи такой информации. На этом этапе деятельность правления ОСМД по ведению бухгалтерского учета объединения можно считать завершенной. Далее начинается работа специалистов компании-аутсорсера, а именно: предоставляются услуги ведения бухгалтерского учета. С этого момента наступает ответственность аутсорсера за своевременность и правильность начислений и выплат, подачу отчетности, коммуникацию с государственными органами по вопросам бухгалтерского сопровождения и т.д.

Преимущества для ОСМД, когда бухгалтер на аутсорсе:

оптимизация средств, потому что нет необходимости содержать штат бухгалтеров;
экономия времени, потому что не нужно заниматься делами, которые, согласно договору, выполняет подрядная организация;
гарантированное качество бухгалтерских услуг, поскольку компания-аутсорсер сосредоточена исключительно на бухучете и имеет для этого все необходимые технические и автоматизированные средства и программные комплексы для автоматизации процессов;
отсутствие рисков административного или финансового наказания, поскольку вся ответственность за ведение аутсорсинга бухучета берет на себя аутсорсер;
юридическое сопровождение, консультации по актуальным законодательным нормам, согласно Налоговому Кодексу Украины, в случае необходимости.

Выгодный Альянс

Аутсорсинг бухгалтерии - очень разумное решение для руководства ОСМД, которое ценит свое время и деньги. Выбирая тарифный план "Власный бухгалтер" в системе Мой Дом Online, вы получаете бухгалтера для ОСМД в лице сотрудников нашего партнера, аудиторской фирмы "Аудит Альянс".

Как строится удаленная работа? Бухгалтер "Аудит Альянс" ведет комплексный бухгалтерский учет ОСМД, при этом абонентский учет осуществляется через программу Мой Дом Online. ОСМД получает полное бухгалтерское сопровождение. Правление ОСМД может контролировать работу бухгалтера благодаря специальному доступу к программе Мой Дом Онлайн. Кроме того, глава правления ОСМД может использовать инструменты Мой Дом Онлайн для коммуникации с жителями: делать смс и email рассылки, отправлять сообщения в Телеграм Бот Мой Дом Онлайн, обновлять сайт организации, проводить єлектронніе опросы совладельцев. А жители при этом также используют все преимущества сервиса Мой Дом Online: личный кабинет для онлайн платежей и мониторинг начислений, отправления заявок онлайн в ОСМД, мобильным приложениям и Телеграм ботом.

Мой Дом Online - это сервис, который позволяет за разумную плату оптимизировать процессы в вашем ОСМД, наладить прозрачное взаимодействие с совладельцами, сократить количество должников и отдать ведение бухгалтерии на аутсорс, между тем освободив время для стратегической работы по благоустройству быта. При такой модели работы эффективность и рациональность использования средств для руководства ОСМД очевидны.

Рекомендуем посмотреть запись вебинара на тему "Аутсорсинг или бухгалтер в штат: что лучше для ОСМД / садового общества" по ссылке.