Який муляр - такий фундамент! Або як легко налаштувати роботу у системі Мій Дім Online
28 травня 2020 року, 13:05

Який муляр - такий фундамент! Або як легко налаштувати роботу у системі Мій Дім Online

Ми неодноразово бачили ситуацію, коли клієнт хоче оптимізувати та автоматизувати свою роботу, перейти на сучасне програмне забезпечення для обліку нарахувань. Завзято починає працювати – а потім  зупиняється на половині шляху. З власних спостережень та досвіду наших клієнтів хочемо поділитися порадами як легко та швидко налаштувати електронну систему під потреби своєї організації. 

З чого розпочати підготовку бази даних?

Запорука успіху цього завдання належить підготовці бази даних для перенесення у програмне забезпечення. Від цього етапу залежить, наскільки зручно буде працювати не тільки відділу розрахунків та бухгалтеру, а й комунальному підприємству та абонентам. Усім відомо, хорошому результату завжди передує кропітка підготовка. А коли мова йде про підготовку та перевірку даних – це потребує особливого завзяття та наполегливості. Отож, які дані потрібно підготувати, щоб легко та швидко налаштувати роботу в системі Мій Дім Online.

Перед початком роботи з програмою Мій Дім Online варто ознайомитися з особливостями термінології:

  • об’єкт нерухомості - багатоквартирний або приватний будинок, для якого ведеться облік в системі;
  • особовий рахунок - кожен власник приміщення має обліковий запис - унікальний набір цифр, який ідентифікує особовий рахунок власника в системі Мій Дім Online;
  • стаття нарахувань - вид послуги або внеску, вартість яких розраховується та виставляється жителям до оплати у вигляді квитанцій у кожному розрахунковому періоді (місяці);
  • залишок на розрахункову дату – залишок коштів, станом на конкретний день;
  • реєстр оплат - реєстри платежів, які містять інформацію про оплати мешканців, що надійшли на розрахункові рахунки підприємства або ОСББ. У реєстрах платежів, на відміну від банківської виписки, детально зазначено суми, що сплачено по кожній окремій статті нарахування для кожного окремого особового рахунку;
  • початковий показник лічильника – показник від якого розпочинаються нарахування, станом на конкретний день.

Далі потрібно виконати важливе домашнє завдання - зібрати всі необхідні дані для перенесення їх в систему, зокрема:

  • інформацію про будинок;
  • види нарахувань, тариф та період його дії; 
  • дані особових рахунків; 
  • показники лічильників;
  • зведені залишки по кожній статті нарахувань; 
  • виписка з клієнт-банку;
  • реєстри попередніх оплат;
  • перелік пільгових категорій або файли монетизації з банку.

 

Де знайти потрібну інформацію для обліку?

Будь-яке заощадження починається з обліку. Ми спробували з’ясувати, як саме ведуть облік  наші клієнти.

Одні – в паперових абонентських книжках, куплених у найближчому книжковому магазині. Інші – у програмі Excel – на робочому комп’ютері. Є клієнти, які отримують показники лічильника від мешканців через Viber у форматі фото, а потім вручну вносять їх до розрахункового документа. Для кожного своя норма. 

Типова ситуація: у вас є всі дані, але вони в різних форматах та в різних місцях. Хіба це зручно для бухгалтера та керівника? 

Є ще один учасник процесу нарахування - власник квартири чи домоволодіння. Для нього важливо своєчасно отримувати квитанцію з нарахуваннями з правильними розрахунками, відстежувати історію своїх оплат, розуміти складові тарифу та розмір пільги чи субсидії. А ще - сплатити все це швидко та без черг. 

Чудове рішення - зібрати все разом  в одній системі.

 

Як впорядкувати дані?

Найчастіше наповнення бази даних потрібно у двох випадках:

  • для новоствореного підприємства або об'єднання;
  • для впорядкування наявної інформації. 

В першому випадку все просто - необхідно скласти список особових рахунків та їх параметри (адресу, площу квартири тощо). Зазвичай, зібрати цю інформацію можна шляхом опитування мешканців. Щоб розпочати ведення автоматичного обліку, достатньо встановити для них нульові значення.

У другому випадку - вибирати та систематизувати дані з різних джерел: з паперових журналів та книг ведення обліку, електронних таблиць, електронних листів, старих програмних комплексів тощо. Нашим клієнтам ми рекомендуємо впорядкувати всі дані в одному файлі ексель. З ним зручно працювати та вносити інформацію безпосередньо в нашу систему.

 

Вид даних

Формат

Коментар

Приклад

1

Дата початку нарахувань в системі

 

Відповідно до рішення керівництва

 

2

Перелік видів/статей нарахувань, чинний тариф, період дії статті нарахувань

Назва статті нарахувань, тип (за площею, за лічильніком тощо), дата початку дії статті, чинний тариф/розмір внеску та особові рахунки, яким здійснюються нарахування за статтею

 

Утримання будинку, за 1 м кв площі, тариф 8,50 грн діє з 01.03.2020, нарахування на всі особові рахунки квартир з 1 по 50

3

Адреса будинку (ів) для обліку

Населений пункт, назва вулиці № будинку, № квартири

поверх, під’їзд- не обов’язково

м. Київ, Вул. Пимоненка, 7, кв. 1-100

4

Особові рахунки (список)

Лише цифри

ПІБ, телефон, email - не обов’язково

О/р 001, Іванов І.І., 0671112233, ivanov@ukr.net;

О/р 002, Петров П.П., 0671112233, petrov@ukr.net

5

Показники лічильників 

Початкові та поточні

На початок і кінець місяця

Лічильник холодного водопостачання:
початковий показник 100 м3 на 01.03.2020
поточний показник 110 м3 на 25.03.2020

6

Зведені залишки по кожній статті нарахувань на дату зведення

 

Залишки виводяться на дату зведення по кожній статті окремо

Утримання будинку, о/р 001: залишок 38,50 грн на 01.03.2020

7

Виписка з клієнт-банку, реєстри оплат

 

Щоб внести оплати за потрібний місяць

 

8

Перелік пільговиків або файли монетизації з банку

 

За наявності пільговиків

 

 

Правильно структурована інформація допоможе:

  • привести до ладу наявні дані;
  • швидко та легко проводити облік нарахувань в обраній системі;
  • вчасно отримати перші розрахункові квитанції;
  • уникнути помилок та необхідності коригувати інформацію після створення квитанцій;
  • звести до мінімуму незадоволення мешканців при отриманні нових квитанцій;
  • автоматизувати облік;
  • мінімізувати витрати часу.

Система Мій Дім Online – це зручний інструмент для обліку комунального господарства. Він допомагає швидко та легко підтримувати порядок в даних, привчати мешканців до своєчасного подання показників та здійснення оплати. Система дозволяє вносити показники через особистий кабінет та оплачувати рахунки, не виходячи з дому. Мій Дім Online - все в одному місці.

А ви вже підготували інформацію для введення в систему?