Как коммунальному предприятию перейти с бумажного учета в электронный Мій Дім Online

Получить счет по электронной почте или автоматически оплачивать услуги. Заказать справку для декларации или подать заявку на перерасчет. Все это и многие другие блага цивилизованного мира уже давно стали привычными для большинства украинцев. Но таким удобствам цифрового мира могут радоваться не все жители многоквартирных домов. До сих пор существуют коммунальные предприятия, которые ведут свой учет и начисление коммунальных услуг в бумажном виде. Решить эту проблему поможет автоматизированная система учета для коммунального хозяйства.

Бумажный учет вреден

Эксперты утверждают, что ведение бумажного учета начислений по услугам в коммунальном предприятии - это не только неудобно, но и вредно. Почему? Все просто:

существует угроза потери большой базы информации о начислениях;
большие затраты времени на вычисления;
нет возможности улучшать качество обслуживания;
нет возможности быстро реагировать на запросы абонентов;
нет возможности у потребителя своевременно и быстро оплачивать по начислениям.

Давайте, попробуем посчитать, сколько может стоить коммунальному предприятию обычное ежемесячное начисление.

Если коммунальное предприятие обслуживает небольшой микрорайон. В нем проживает, примерно, 8 тыс. жителей. Допустим, сотрудник компании может провести начисление одного абонента за 12-15 минут. В течение восьмичасового рабочего дня он начислит коммунальные услуги 32-35-ти абонентам. Чтоб справиться с задачей в десятидневный срок компания вынуждена оплачивать труд 8 работников бухгалтерии. Добавьте к ним еще 2 человек разносить расчеты жителям. Пусть этот штат получает 1,5 минимальных заработных плат. Вот и получается:

4723,0 * 1,5 * 10 = 70845,00 грн - заработная плата;
70845,00 * 22% = 15585,90 грн - начисления работодателя (ЕСВ).
Итого: 86430,90 грн.

И это только оплата труда в месяц сотрудников. Они непосредственно проводят начисления, а еще дополнительные расходы на рассылку бумажных квитанций и информирование потребителей. Добавляем сюда средства на обслуживание одного рабочего места (свет, канцелярию, отопления помещения и бумага). Получается достаточно кругленькая сумма. По силам ли коммунальному предприятию “тянуть” на себе такой груз? А жителей домов не очень порадуют лишние расходы на штат сотрудников коммунального предприятия или компании, обслуживающей коммуникации.

Что делать

Современная система учета для коммунального предприятия поможет:

упорядочить информационную базу данных;
систематизировать начисления по лицевым счетам;
выровнять остатки средств на счетах;
сбалансировать собственные расходы.

Одним из лучших на рынке автоматизированных решений для коммунального предприятия является Мой Дом Online.

К настройке процессов руководителю любого коммунального предприятия Украины нужно подойти комплексно. Если в уставных документах компании нет ограничений, решение принимает руководитель коммунального предприятия. В отдельных случаях решение о переходе на электронную систему учета принимается учредителем. Как правило, это орган местного самоуправления. Переход можно разделить на несколько важных этапов.

Определить ответственного за процесс перехода на электронный учет. Лучше всего, когда этот человек - главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии или руководитель соответствующего подразделения.
Найти и выбрать удобную программу для электронного учета. Она должна иметь продуманный путь для внесения исходных данных и учебные материалы для работы с ней. Настройка программы позволяет быстро избавиться от многих проблем с бумажной работой.
Четко определить план перехода. Важное место в этом процессе занимает обучение сотрудников работе с новым инструментом для начислений.
Каждый этап должен иметь четко определенные временные рамки.

Специалисты рекомендуют завершить все организационные моменты до окончания бюджетного года. Второй вариант - до начала или окончания отопительного сезона. Удобнее, когда начало работы приходится на первое число месяца. Такой подход позволит иметь четкую и полную базу начислений по каждому абоненту “в одном месте” и добавляет удобства при формировании информации на запросы. Частыми потребителями информации есть центры предоставления административных услуг, отделы социальной защиты населения и сами абоненты.

Успешное завершение процесса

Отлаженная система электронного учета - многогранный процесс, результатом которого является получение конкретного ожидаемого результата. Эксперты облачного сервиса Мой Дом Online, которые помогли уже не одному коммунальному предприятию успешно перейти от бумажного к электронному учету, выделяют следующие признаки такого перехода:

внесен полный объем данных в новую программу учета;
выполнено начисление и выставлены квитанции первого расчетного периода;
сверены ожидаемые данные с рассчитанными и исправлены ошибки, при наличии;
проинформированы пользователи о новом инструменте учета и об особенностях получения актуальной информации;
настроены системные модули для оплаты счетов через интернет или мобильные приложения.

Вернемся к примеру о 8 тыс. жителях микрорайона. Это 8000 лицевых счетов. По опыту экспертов Мой Дом Online, перевести и настроить учет на такое количество в электронном формате можно примерно за 1-1,5 месяца, если все данные правильно подготовлены. Расчеты и начисления на такое количество лицевых счетов программа выполнит всего за несколько минут. Экономия времени - налицо. Еще несколько кликов - и электронные квитанции на электронной почте пользователя. Осталось дождаться оплаты и распределить их - но и это система Мой Дом Online сделает автоматически.

Какая польза от таких изменений

С переходом на автоматизированную систему начисления коммунальное предприятие Украины получит:

экономию времени и усилий;
добавленную ценность для потребителей;
возможность настройки всех автоматизированных бизнес-процессов;
порядок и настройка рассылок на электронные адреса потребителей;
доступность данных в один клик для абонентов и других пользователей информации;
возможность быстро и эффективно выбирать необходимую информацию для публикации на портале открытых данных;
оптимизации расходов на содержание персонала и рабочих мест;
возможность эффективно развивать коммунальное предприятие.

Сейчас современные технологии дают инструменты для оптимизации работы коммунального предприятия. Речь идет о повышении эффективности его работы и взаимодействия с конечным потребителем, а значит о его выживания в современном технологическом мире.

Это интересно: как наш клиент - коммунальное предприятие “Явориввода” перешел от учета в книгах к ведению учета в специализированной программе.