4.4. Як Львівське комунальне підприємство почало вести облік онлайн

Комунальне підприємство “Яворіввода” перейшло від обліку в книгах до ведення обліку онлайн

 

Міське комунальне підприємство “Яворіввода” Львівської області постачає воду та обслуговує водопровідні мережі наступних населених пунктів:

Назва населеного пункту Кількість населення, осіб
1 м. Яворів 12948
2 смт. Шкло 5987
3 с. Терновиця 786
4 с. Підлуби 1537
5 с. Чолгині 1001
6 с. Бердихів 680
7 с. Сологи  
8 с. Стадники 188

Задача

  1. Замінити застарілу форму ведення обліку в комунальному підприємстві сучасним програмним комплексом.
  2. Автоматизувати роботу з абонентами, а саме:
    • передачу показників лічильників;
    • ведення розрахунків по показниках, враховуючи пільги та субсидій абонентів;
    • формування, друк та відправлення квитанцій (де можливо перейти на електронний формат);
  3.  Залучити сучасні інструменти спілкування з жителями.   

Реалізація

Перший етап - вибір програмного забезпечення для комунального підприємства

На момент пошуку програми комунальне підприємство вело облік в паперовому форматі. Обслуговуючи 8000 особових рахунків, робити це вручну було вже не ефективно.

Основні проблеми, які потрібно було вирішити:

  • ведення даних вручну та їх збереження на папері,
  • постійна плутанина з показниками та їх своєчасна передача для розрахунку,
  • складність швидко знайти потрібну інформацію по особовому рахунку,
  • розрахунок пільг для користувачів та подання звітності в УПСЗН.

Керівництво розглядало одночасно декілька програм, включаючи програму на основі 1С, яку потрібно встановлювати на комп’ютер.

Для презентації програми Мій Дім Онлайн було проведено декілька її онлайн демонстрацій для керівника та бухгалтерів підприємства, які планували в ній працювати. Особливу увагу звертали на:

  • способи внесення інформації,
  • реєстри платежів,
  • роботу з лічильниками та розрахунок по їх показниках,
  • картку особового рахунку,
  • нарахування для пільговиків.

В результаті порівняння декількох систем надали перевагу програмі Мій Дім Онлайн, яка найбільше задовольняє потреби ведення абонентського обліку в комунальному підприємстві.

 

Другий етап - налаштування програми Мій Дім Онлайн під потреби комунального підприємства

Перехід від обліку на папері до обліку в хмарі - це прогресивне та сміливе рішення зі сторони керівництва комунального підприємства. Щоб не ризикувати одразу всіма даними, представники компанії Мій Дім Онлайн запропонували спробувати програму в дії на невеликій ділянці в 400 особових рахунків.

Служба технічної підтримки Мій Дім Онлайн активно долучилась до перенесення необхідної інформації. На перших етапах особливо допомагали програми для віддаленого контролю комп’ютерів. Завдяки їм технічна підтримка наочно показувала послідовність дій налаштування.

Пробний етап тривав 2 місяці. За цей період співробітники підприємства змогли розібратися в програмі, а також надали розробникам рекомендації, як покращити програму, зокрема:

  • доопрацювати можливість перевірити зміни нарахування пільг по воді;
  • механізм, як скасувати пільги для тих пільговиків, у яких нарахування пільг ведеться залежно від прибутку.

 

Третій етап - повний перехід на ведення обліку комунального підприємства в хмарі

Після тестового періоду комунальне підприємство остаточно впевнилось у перевагах роботи в хмарі та використання сучасного програмного забезпечення для обліку.

На третьому етапі підприємство завело актуальні дані по всім особовим рахункам в програму Мій Дім Онлайн, а також історію нарахувань за 2 попередні місяці.

 

Результат переходу на сучасну програму

Кількість особових рахунків, які зараз обслуговуються в програмі Мій Дім Онлайн  - 8000шт.

Кількість спеціалістів підприємства, які працюють в системі - 5 чоловік.

Кількість статей нарахування в програмі Мій Дім Онлайн - 1 стаття - водопостачання

Кількість квитанцій, яка формується щомісяця в програмі Мій Дім Онлайн - 8000шт

 

Як змінилась робота МКП “Яворіввода” з програмою “Мій Дім Онлайн”:

  1. Легка взаємодія з мешканцями. Понад 1000 жителів тепер користуються особистими кабінетами, через які передають показники лічильників по воді, отримують та сплачують квитанції.
  2. Доступ мешканців до сучасних технологій - мобільний додаток для мешканців та Телеграм бот Мій Дім Онлайн.
  3. Швидке масове формування та відправлення квитанцій на заявлені email жителів. Першу операцію на таку кількість особових рахунків програма виконує за 64 сек., другу - за 15 сек.
  4. Рознесення оплат жителів - відтепер це робить програма. Лише оплати з помилками (наприклад, якщо неправильно вказано особовий рахунок в призначенні платежу) розносить бухгалтер вручну.
  5. Масштабування бізнесу та економія: використовуючи програмний комплекс комунальне підприємство приєднало ще 2 населених пункти для обслуговування. При цьому не потрібно було наймати додаткових співробітників для ведення обліку по цим об’єктам нерухомості.

 

Крім того, МКП “Яворіввода” автоматизували прийом показників лічильників через кол-центр. Це спростило процес взаємодії з жителями, які не користуються Особистим кабінетом або мають проблеми із підключенням до Інтернету.

 

“Завдяки впровадженню сучасного програмного комплексу для ведення обліку Мій Дім Онлайн ми оптимізували роботу нашого комунального підприємства: полегшили роботу бухгалтерам, систематизували та перевели в електронний формат (і тим самим захистили) дані, автоматизували процеси нарахування, формування квитанцій та рознесення оплат. Ми можемо збільшувати кількість користувачів, адже з системою ми легко будемо вести нарахування і по ним”, каже Директор МКП “Яворіввода” Копитко Ігор.