3.2.3.3. Обмін даними через шаблон

Експорт / імпорт даних за допомогою шаблонів у форматі Excel

Для чого

Дана сторінка призначена для імпорту/ експорту даних за допомогою шаблонів, створених на основі xlsx файлів. За допомогою таких шаблонів можна:

• вивантажити з системи інформацію про нарахування по одній або декільком статтям нарахування для вказаного переліку особових рахунків;
• завантажити інформацію у вигляді оплат або коригувань по одній або декільком статтям нарахування для вказаного переліку особових рахунків.

Файл шаблон для експорту даних має наступний вигляд (Мал.1.)

^Мал.1.

Одна з колонок файлу повинна містити інформацію про особові рахунки, по яким буде виконано експорт. Зверніть увагу на те, що Excel інколи ігнорує нулі, що знаходяться у першому розряді числа. Налаштуйте формат колонки з номером особових рахунків як текстовий. Мал.2.

^Мал.2.

Налаштування шаблону

• Натисніть на кнопку “Створити” Мал.3.

^Мал.3.

^Мал.4.

• Вкажіть назву шаблону
• Вкажіть номери колонок файлу шаблону, в яких містяться:
  • Номер особового рахунку
  • Номери колонок, куди буде експортована інформація щодо нарахувань по відповідним статтям
  • Залиште пустими поля у тих рядках, де містяться назви статей нарахувань, за якими не потрібно експортувати нарахування.
• Натисніть  кнопку “Зберегти”. Див.Мал.4.

Щоб видалити шаблон, натисніть на позначку у відповідному рядку таблиці. Див.Мал.3.

Щоб внести зміни у шаблон, натисніть на позначку у відповідному рядку таблиці. Див.Мал.3.

Експорт нарахувань

Щоб експортувати нарахування натисніть на позначку у відповідному рядку таблиці. Див.Мал.3.

• Оберіть файл шаблону Мал.5.
• Оберіть період, з якого будуть експортовані нарахування Мал.5.
• Натисніть кнопку “Експортувати” Мал.5.

^Мал.5.

Результатом експорту буде файл з іменем, що відповідає імені обраного файлу шаблона. Файл буде завантажений браузером на комп’ютер. Помилки, що виникли під час експорту, будуть показані у відповідній таблиці. Див.Мал.6.

^Мал.6.

Зверніть увагу на наступні особливості:

• Експорт відбувається при умові, що обрано закритий період.
• Браузер може блокувати завантаження файлів. Якщо це відбувається, буде виведено відповідне повідомлення. 
• Операція експорту займає певний час і залежить від багатьох факторів. Зачекайте декілька хвилин перед тим, як тиснути кнопку “Експортувати” для повторного експорту.

Імпорт оплат або коригувань

Для імпорту оплат або коригувань натисніть на позначку  у відповідному рядку таблиці. Див.Мал.3.

• Оберіть файл шаблону, що містить інформацію щодо оплат або коригувань.
• Оберіть дату, якою будуть проведені відповідні документи при імпорті. Дата повинна знаходитись у відкритому періоді.
• Оберіть тип документа, що буде проведено (Оплата через банк або коригування).
• Оберіть банківський рахунок, за яким буде проведена операція. 
• Натисніть кнопку “Імпортувати”. (Мал.7.)

^Мал.7.

• Перевірте імпортовані дані (Мал.8.)
• За потреби видаліть відповідний рядок, натиснувши на позначку  .

• За потреби внесіть коригування в номер особового рахунку.
• Натисніть на кнопку “Провести імпортовані дані” (Мал.8.)
• Дайте підтвердження для завершення проведення операцій (Мал.9.)

^Мал.8.

^Мал.9.

Результатом імпорту даних стануть операції з відповідним типом, що будуть проведені  у журналі операцій. 

При спробі повторного завантаження файлу шаблона при умові, що розрахункова дата та тип документу будуть такими самими, як при попередньому завантаженні, кожний рядок імпорту буде позначено попередженням про те, що транзакція вже існує в системі. Див. Мал.10.

^Мал.10.

Якщо  провести повторний імпорт, операція буде змінена у журналі операцій. Тобто якщо у файлі імпорту буде вказана інша сума операції, то сума операції в журналі буде змінена на ту, що зазначена у файлі.