4.3. Діджиталізація садового товариства
Клієнтом ТОВ “Мій Дім Онлайн” є об’єднання, що складається з 19 садових товариств. Загальна кількість земельних ділянок, що входять в садові товариства становить 1238.
Облік садового товариства без програмного забезпечення
На момент укладання договору з ТОВ “Мій Дім Онлайн” садове об'єднання приймало грошові кошти від членів товариства виключно в касу.
Облік вівся в паперових книгах з відповідними відмітками в абонентських книжках садівників. Новини розповсюджувалися за допомогою дошки об’яв.
На той час невелика кількість ділянок була обладнана електронними лічильниками електроенергії, що враховували денний та нічний тарифи. Показання з таких лічильників знімалися за допомогою планшета співробітника, який проходив вулицями повз лічильники, щоб дистанційно зчитати дані. Більшість садових ділянок була обладнана механічними лічильниками, у яких спливав термін повірки. Контроль показників таких приладів не проводився ніяким чином. Власники садових ділянок повідомляли показники під час проведення оплати в касі організації. Правдивість показників не перевірялась.
Об’єднання мало значну заборгованість перед постачальниками електроенергії, внаслідок чого регулярно проводились відключення всього масиву. Щоб оплатити борги, адміністрація садового товариства використовувала фонд, який поповнювався членськими внесками садівників. Це призводило до нестачі коштів на інші важливі потреби, в тому числі із благоустрою місць загального користування.
Автоматизація обліку в садовому товаристві
Робота в програмі Мій Дім Онлайн почалася з наведення ладу в інформації, яка зберігалась в паперовому вигляді. Завдяки впровадженню програми обліку керівництво садових товариств перевірило свої дані, виправило чимало помилок та оновило інформацію, яка давно не актуалізувалась. Потім за підтримки операторів технічної служби Мій Дім Онлайн необхідну інформацію перенесли в базу даних програми.
Безготівкові розрахунки та онлайн оплата
Завдяки сміливим рішенням Правління масиву, організація повністю відмовилась від обігу готівки. Програма Мій Дім Онлайн забезпечила можливість використання таких платіжних систем як iPay.ua, portmone.com та Приватбанк. Садівники могли оплачувати внески, не відвідуючи каси, що суттєво покращило платіжну дисципліну, особливо в зимовий період.
Деяка частина членів товариства, переважно пенсійного віку, наполягала на відновленні обігу готівки. Щоб вони могли зручно оплачувати, було встановлено термінал в приміщенні правління. Якщо виникали труднощі, охоронець або інший співробітник правління консультував їх при здійсненні оплат.
В цілому запровадження оплати онлайн дозволило знизити рівень заборгованості на 17% та, як результат, уникнути постійних відключень електроенергії.
Щоб мінімізувати крадіжки електроенергії, правління масиву почало заміну застарілого парку лічильників електроенергії на нові електронні з можливістю дистанційної передачі даних.
Облік електроенергії
Компанія «КТС-Інтек», партнер Мій Дім Онлайн, запропонувала вигідні умови співпраці для встановлення приладів обліку електроенергії. Наразі, 70% садових ділянок обладнані сучасними лічильниками, а показники передаються дистанційно через мережу на сервери Мій Дім Онлайн.
Сайт садового товариства
За допомогою програмного комплексу Мій Дім Онлайн об’єднання садових товариств побудувало власний інформаційний ресурс (сайт), де оприлюднює важливу інформацію та рішення правління. Садівники користуються мобільним додатком, телеграм ботом та Особистим кабінетом, щоб отримати важливі повідомлення, оплатити квитанцію та контролювати власні нарахування.
Процес діджіталізації садівничих товариств – це тривалий процес. Він може займати від кількох місяців до кількох років залежно від бажання власників та правління щось змінювати, оптимізувати, а не жити «як звикли». Хоча масив садових товариств ще має низку внутрішніх проблем, які згодом будуть вирішені громадою, перехід на програму для обліку Мій Дім Онлайн дало перший важливий поштовх до трансформації організації у сучасну прозору спільноту, де панує порядок і приємно проводити час разом з дружніми сусідами.