3.2.2.1. Квитанції, розрахункові періоди

Розрахунковий період, формування/друк/відправлення квитанцій по e-mail, публікація даних, бухгалтерські проводки, акти.

Для чого?

Розрахунковим періодом вважається календарний місяць. Він може бути за статусом відкритий чи закритий.

Нарахування в системі проводяться під час закриття періоду, тому потребують певного часу на розрахунок. Результатами розрахунків при закритті періоду є нарахування та баланс, що відображає стан (борг або переплату) кожної статті нарахування по відповідному особовому рахунку. Система використовує ці дані як відправний пункт для розрахунків у наступному періоді, щоб не обробляти дані з самого початку роботи підприємства та пришвидшити процес. У закритому періоді неможливо вносити зміни у документи та дані, дати яких містяться у цьому (закритому) періоді.

Відкритий період не містить нарахувань та результатів розрахунків. У відкритому періоді можна корегувати та створювати будь-які документи, якщо дата документа належить відкритому періоду.

Початок роботи

Мал.1

Призначення перемикачів

Відкритий розрахунковий період позначено позначкою.

Закритий розрахунковий період позначено позначкою .

Статус періоду зазначений у відповідній колонці “Статус періоду” Мал.1.

Відкриття або закриття періоду

Для відкриття або закриття періоду переміщуйте перемикач у відповідне положення .

Кількість розрахункових періодів залежить від дати початку роботи підприємства. Вони зображені на сторінці у вигляді списку. Поточний період знаходиться зверху. Закриття періоду доступне після закінчення календарного місяця, тобто на наступний день після останнього дня розрахункового періоду.

Поради

Працюйте виключно у поточному періоді та не відкривайте попередні періоди після того, як вирішили остаточно закрити період. Система спирається на дані закритих періодів для розподілення сум платежів та  надсилає дані про баланс особових рахунків до платіжних систем. Зміна даних у відкритому періоді неминуче призведе до зміни даних у всіх наступних періодах та квитанціях.

Деталізація розрахункового періоду

Після закриття періоду в колонці "Результати розрахунків", можна отримати додаткову інформацію, щодо розрахунків (попередження та помилки) які виконала система Мал.2.

Мал.2

Формування квитанцій

Щоб сформувати квитанцій, після закриття періоду, натисніть на посилання «Квитанції» та на новій сторінці на кнопку "Створити квитанції". Після того як квитанції будуть сформовані, вони будуть доступні у вигляді Excel файлів або згрупованих, або по особовому рахунку Мал.3. Для того, щоб вигляд квитанцій відповідав вашим потребам, спочатку налаштуйте їх на вкладинках "Налаштування квитанції" та "Налаштування  друку".

Мал.3

Відправлення квитанцій по e-mail

Після формування квитанцій, на цій сторінці доступна можливість розіслати квитанції (натиснувши кнопку "Надіслати всім на e-mail" Мал.3) на всі електронні скриньки мешканців, які зазначені у системі МДО. Переглянути статус відправлення можна на вкладинці "По особовому рахунку" "Квитанції за відповідний період" в колонці "Відправлено на e-mail", користуючись необхідним фільтром Мал.4.

Мал.4

Публікація даних

Після закриття періоду, з'явиться повідомлення про публікацію даних останнього періоду в платіжних системах та в кабінеті мешканця (Кнопка "Опублікувати") Мал.1.

Бухгалтер має можливість перевірити розрахунки, повторно відкрити період та внести відповідні корективи до публікації даних. Після публікації даних інформація стане доступною в кабінетах мешканців, мобільних додатках та буде передана в платіжні системи.

Після того, як бухгалтер впевнився, що все зроблено правильно, треба натиснути на кнопку-посилання “Опублікувати” для публікації даних Мал. 1.

Публікацію потрібно проводити повторно у випадку, коли розрахункові періоди відкриваються для правок. 

Публікація даних доступна лише при закритті останнього періоду.

Бухгалтерські проводки, акти 

Дана сторінка призначена для нашалтування та експорту бухгалтерських проводок в іншу бухгалтерську програму (наприклад 1С)