3.2.6.5. Проведення загальних зборів

Проводьте загальні збори та голосування з використання ЕЦП та інтеграції з застосунком Дія. Підпис.

Для чого?

Загальні збори - це зустрічі жителів всієї громади чи певної її території (міста, села, селища, району, кварталу, вулиці, декількох будинків) для обговорення вагомих проблем та надання пропозицій щодо їх вирішення (ст.8 ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні»). З міркувань підвищення ефективності та зручності для наших користувачів, в нашій системі було впроваджено можливість проведення віддалених загальних зборів (online) за допомогою ЕЦП та інтеграції з застосунком "Дія". Тепер жителі та організації, що надають послуги у житлово-комунальному секторі, мають можливість проводити "Загальні збори" та укладати відповідні документи через застосунок «Дія».

Зверніть увагу що даний функціонал «Загальні Збори» доступний тільки для співробітникам з ролями «Менеджер», «Бухгалтер» та «Ревізор».

Початок роботи

       Сторінка для роботи з загальними зборами знаходиться в розділі меню «Комунікації» (мал.1.)

^мал.1

Підготовка Списку учасників

Для початку роботи зі списком учасників натисніть кнопку «Список учасників» (мал. 2)

^мал.2

На відкритій сторінці   розташовані дві кнопки «Додати учасника»,  «Оновити список учасників на основі Ос.Рахунків» (мал. 3)

^мал.3

Натисніть «Оновити список учасників на основі Ос.Рахунків», так ви отримаєте перелік особових рахунків, які готові до участі у зборах, тобто або мають зареєстрований кабінет мешканця, або в даних особових рахунків внесена електронна пошта (Email).

Якщо до списку не потратив особовий рахунок, необхідно перевірити чи заповнене поле Email в параметрах  особового рахунку, а також чи вірний Email вказаний. (мал. 4)

мал.4

Після внесення Email в параметри всіх необхідних особових рахунків, повторно натисніть кнопку «Оновити список учасників на основі Ос.Рахунків».

Система оновить список учасників  з урахуванням внесених змін.

Кнопка «Додати учасника» дозволяє додати співмешканця, який не зареєстрований в системі МДО по певній адресі (прив’язка до особового рахунку відсутня), це може бути другий співмешканець. Заповніть форму учасника зборів (зверніть увагу, поля із зірочкою * обов’язкові для заповнення) (мал. 5)

мал.5

При зберіганні даних система повідомляє, якщо по вказаній адресі у списку вже є учасник, менеджер повинен самостійно виконати перевірку розмірів частки та площу по приміщенню.

Після зберігання у список додається вказаний учасник (мал. 6)

мал.6

Робота зі Списком учасників

Після перевірки щодо наявності всіх учасників можна продовжити роботу зі списком.

Для внесення всієї необхідної інформації необхідно перейти на учасника (мал. 7)

мал.7

та заповнити необхідні  поля форми (зверніть увагу, поля із зірочкою * обов’язкові для заповнення) (мал. 8)

мал.8

Створення Загальних зборів

Після завершення робот зі списком та перевірки внесеної інформації, можна створювати загальні збори. 

На сторінці Загальних зборів натисніть кнопку  «Створити Нову Подію» (мал. 9)

мал.9

Заповнюємо поля «Початок проведення», «Кінець проведення», «Тема» та «Адреса» (зверніть увагу, поля із зірочкою * обов’язкові для заповнення) (мал. 10).

мал.10

Враховуйте, що подія створюється на  кожний  об'єкта нерухомості окремо (мал. 11). Де загальна сума площі  береться, як сума площ зі списку учасників в межах одного об'єкта нерухомості.

мал.11

Далі натискаємо «Створити» (мал. 12)

мал.12

Загальні відомості

На цій сторінці надана загальна інформація що стосується зборів, а також статистика зборів. (мал. 13)

мал.13

Учасники

Сторінка «Учасники», необхідна для видалення або додавання мешканців, які беруть участь у загальних зборах.

Для видалення учасників, які не будуть брати участі,  виберіть учасника та скористайтесь значком видалення у шапці таблиці. Помилково видаленого мешканця можна знову додати до голосування. (мал. 14)

мал.14

Порядок денний

Вкладка «Порядок Денний» дозволяє додати пропозиції в збори на розгляд учасників. У відкритому вікні в поле з текстом вносимо пропозицію  яка буде виноситись на голосування на зборах, та натискаємо «Додати пропозицію» (мал. 15)

мал.15

Початок оповіщення

Після заповнення всіх необхідних даних, треба сповістити мешканців про те що заплановані загальні збори. Для цього треба натиснути на кнопку «Почати Оповіщення»(мал. 16). Після того як буде розпочато оповіщення мешканців, змінити «Тему», «Адресу» «Учасників» та «Порядок денний» буде неможливо.

мал.16

Зверніть увагу для того, щоб «Почати Оповіщення» в профілі компанії повинно бути налаштована адреса (мал. 17)

мал.17

Якщо адреса не буде налаштована, то при спробі створити оповіщення система видасть сповіщення: «Для Вашої організації не налаштована адреса. Перейдіть до профілю організації або зверніться до адміністратора»

На пошту мешканців будуть відправлені  лист з запрошенням взяти участь у зборах та активним посиланням для підтвердження участі. (мал. 18)

мал.18

Мешканці, що мають кабінет отримують посилання на кабінет, де вони можуть підтвердити участь за допомогою  застосунку "Дія" (мал. 19, 20)