Навігатор налаштування

Коротка Інструкція - помічник з налаштування роботи в системі Мій Дім Online

Зміст

Для чого?

Для того, що система Мій Дім Онлайн стала надійним помічником, потрібно виконати її налаштування під потреби вашого підприємства та ввести початкові дані, які стануть відправним пунктом для подальших розрахунків. Дана інструкція призначена для того, щоб користувач виконав потрібні налаштування власноручно. Й надалі міг самостійно виконувати потрібні дії до налаштування.

Рекомендації

Уважно прочитайте дану інструкцію перед початком роботи та за можливості підготуйте усю необхідну інформацію, а також при проходженні кроків знайомтеся з іншими інструкціями.

Необхідна інформація для первісного налаштування

Для того, щоб розпочати роботу, підготуйте інформацію, яка знадобиться системі для розрахунків, а саме:

  1. Адресу розташування об'єкту/ів нерухомості
  2. Загальну кількість приміщень (квартир у під'їзді//будинків на вулиці тощо)
  3. Схему розміщення приміщень
  4. Перелік послуг та тарифи, які надає ваша компанія
  5. Перелік особових рахунків (та додаткова інформація: ПІБ власників, телефони тощо)
  6. Залишки на певну дату
  7. Відповідно до наданих послуг, інформацію про - кількість мешканців, - площу помешкання (загальна, опалювальна)/ділянки, - початковий показник лічильника на дату початку обліку по статті у системі МДО.

Зверніть увагу 

Поля які позначаються: 

  • зірочкою (*) - обов'язкові для заповнення
  • знаком питання (?) - при наведенні курсора мишки, показує додаткову інформацію

Посилання на Інструкції містяться на кожній сторінці системи, а також розташовані на зовнішньому сайті “Про систему” п. 3 “Як користуватися системою” підпункт 3.2. “Інструкції” з розбивкою на підпункти як в меню. 

На сторінках МДО присутня стандартна навігація по системі. 

Початок роботи

Для того, щоб скористатися помічником, знайдіть у верхній частині екрану зображення рятувального кола та натисніть кнопку «Активувати допомогу в налаштуванні» (див. мал. 1). 

Мал.1

Надалі у процесі роботі можна обрати потрібний крок та розпочати з нього. Виконані кроки відмічаються написом “Виконано” навпроти кожного пройденого кроку (див. мал. 2).

Поетапно та уважно пройдіть усі кроки.

Мал.2

Крок 1. Налаштування профілю компанії

Для роботи на даному етапі скористайтесь пунктом меню «Профіль компанії».

Реквізити компанії

Вам потрібно ввести в систему довідкову інформацію про вашу компанію. Ця інформація буде використовуватись для друку квитанцій та інших документів, а також для взаємодії з платіжними системами.

Детальніше читайте за посиланням: Профіль компанії.

Крок 2. Банківські рахунки

Інформація про банківські рахунки потрібна для друку у квитанціях, на які мешканці проводять оплату, та взаємодії з банківськими установами. Вказуйте лише ті банківські рахунки вашої компанії, на які мешканці здійснюють оплати. 

Детальніше читайте за посиланням: Банківські рахунки.

Платіжні системи

Сторінка дозволяє подати заявку на підключення до платіжних систем. Строки підключення можуть бути різними, в залежності від форми власності та попередньої взаємодії вашої компанії та платіжної системи. 

Підключення платіжних систем краще починати після налаштування всіх процесів, тобто створення всіх статей нарахувань, прив'язки особових рахунків та інше. 

Детальніше читайте за посиланням: Платіжні системи.

Співробітники

Ви можете надати доступ до системи іншим співробітникам (якщо ви менеджер) вашої компанії. Система передбачає різні ролі та відповідно різні доступи до функцій систем. 

Детальніше читайте за посиланням: Співробітники.

Крок 3. Створення статей нарахувань

Для роботи на цьому кроці користуйтеся пунктом меню: “Статті нарахувань”.

В межах системи Мій Дім Онлайн термін «Стаття нарахувань», означає послуги або внески вартість яких розраховується та виставляється жителям до оплати у вигляді квитанцій у кожному періоді (місяці). 

Детальніше читайте за посиланням: Статті нарахувань.

Для зручності користуйтеся шаблонам під час створення статей нарахування. Детальніше про Створення статті. Шаблони.

Після створення статті нарахування додайте тарифи (внески) та вкажіть терміни дії тарифів для кожної зі статей нарахування. 

Детальніше про Тарифи та складові.

Пропустіть наступний абзац, якщо розрахунок нарахувань у вашому випадку не передбачає використання Норми споживання або розрахунку Пені. А також специфічного нарахування по статті. Детальніше про Імпорт нарахувань.

Після всіх налаштувань статті, на сторінці Параметри статті ознайомтеся з всіма параметрами та за потребою скоригуйте їх. Також у цьому блоці можна налаштувати та продивитися статус підключення статті нарахування до особових рахунків. 

Крок 4. Створення об’єктів нерухомості 

Користуйтесь пунктом меню: "Об'єкти нерухомості".

В системі Мій Дім Онлайн, об’єктами нерухомості вважаються: приватний будинок, або квартира, яка знаходиться у багатоквартирному будинку. Приватні будинки групуються за допомогою вулиць на яких вони знаходяться. 

Ви можете використовувати дані типи об’єктів нерухомості за іншим призначенням. Наприклад: приватний будинок може виступати у ролі ділянки /стоянки/комори та ін., якщо особовий рахунок який підключений до нього має встановлену площу. 

Детальніше читайте за посиланням Об'єкти нерухомості. 

У разі перейменувань вулиць або інших потреб є можливість змінити адресу.

Детальніше читайте за посиланням Адреси об'єктів нерухомості.

Крок 5. Створення особових рахунків

Після створення об'єктів нерухомості, на цій сторінці, пропонуємо наповнити її детальною інформацією за якою буде проводитися ідентифікація. 

А також якщо помилилися кількістю квартир/будинків, потрібно внести зміни в архітектуру, є можливість додати їх до вже створеного об'єкта.  

Детальніше читайте посиланням Приміщення/Приватні будинки.

Якщо вже особові рахунки створено, їх список та параметри, а за потребою доповнити додатковою та розширеною інформацією, можна на сторінці Особові рахунки.

Як приєднати об’єкти нерухомості (особові рахунки) до статей нарахування читайте за посиланням Підключення статей нарахувань.

Крок 6. Підключення статей нарахування до особових рахунків, внесення залишків та початкових показників лічильників

Для того, щоб система виконала розрахунки, потрібно зазначити яка Стаття нарахування (послуга) буде виконуватись для нарахування для кожного  особового рахунку. Тобто потрібно під'єднати особовий рахунок до відповідної статті нарахування.

У разі, якщо ви маєте інформацію про залишки та початкові показники лічильників у електронному вигляді (наприклад в excel таблицях), скористайтесь можливістю групового перенесення даних на відповідних сторінках.

Детальніше читайте за посиланням:

Як додати статтю нарахування до об`єктів нерухомості

Підключення статей до особових рахунків та внесення залишків

Періоди дії статей нарахування

Крок 7. Закриття періоду

Скористайтесь пунктом меню «Розрахункові періоди»

Закриття періоду та друк квитанцій можливі лише після повного налаштування системи та після того, як сплив календарний термін періоду який ви бажаєте закрити. Для прикладу, якщо ви хочете закрити період «Жовтень», виконати розрахунки та сформувати квитанції за «Жовтень» буде можливо не раніше 1 Листопада.

Детальніше читайте за посиланням: Квитанції, розрахункові періоди

Крок 8. Налаштування друку квитанцій

Для вашої зручності можливо налаштувати зовнішній вигляд квитанції, таким чином, щоб друкувати або не друкувати на ній певну інформацію таку як: ПІБ власника рахунку, Кількість зареєстрованих осіб тощо.  

Детальніше читайте за посиланням: Налаштування квитанцій 

Ви можете відмовитись від друку всіх або обраних квитанцій та надіслати їх на електронні адреси мешканців, або запропонувати мешканцям відвідати власний кабінет для отримання електронної версії квитанції.  Детальніше читайте за посиланням: Налаштування друку квитанцій

Крок 9. Формування квитанцій 

Натисніть кнопку Створити квитанції. Очікуйте появи файлів квитанцій в таблиці. Оберіть потрібний згрупований файл із таблиці для завантаження або окремо по особовому рахунку.

Детальніше у розділі “Формування квитанцій"

Крок 10. Підключення до платіжних систем 

Підключення до платіжних систем надає багато переваг, що полягають у наступному:

Жителі можуть проводити онлайн платежі з власного кабінету, з сайтів платіжних систем, через мобільний додаток Приват 24, термінали та каси ПриватБанку у будь-якому відділені. Зручні умови оплати для жителів сприяють зменшенню їх заборгованості перед вашою компанією.

На відміну від банківської виписки, Інформація про оплати з платіжних систем приходить у систему Мій Дім Онлайн автоматично у структурованому вигляді, де чітко вказано який особовий рахунок здійснив оплату та за яку послугу він заплатив.

Для підключення до платіжних систем потрібно виконати всі попередні етапи налаштування, для подання правильної та перевіреної інформації, щодо платників у фінансові установи.

Підключення до платіжних систем (ПриватБанк, Портмоне, IPAY) виконується за допомогою служби підтримки Мій Дім Online. І займає деякий час, у кожному окремому випадку це по різному. 

Детальніше читайте за посиланням Платіжні системи

Додаткова інформація по системі

Внесення інформації щодо платежів мешканців

Оскільки налаштування системи займає деякий час, то внесені на попередніх етапах грошові залишки можуть стати не актуальними внаслідок того, що жителі будуть здійснювати платежі, що впливають на баланс особових рахунків.

У разі, якщо ви виконали кроки включно з 6-м, ви можете вносити інформацію, щодо платежів мешканців наступним шляхом:

  • Ручною операцією через журнал операцій. 

Детальніше про Журнал операцій та що таке “Операція” 

  • Шляхом імпорту банківської виписки.

Детальніше про імпорт банківської виписки

  • Надалі, після 10 кроку, інформація щодо платежів буде надходити автоматично, якщо виконано підключення до платіжних систем. 

Детальніше читайте за посиланням Реєстри платежів

Монетизація. Пільги та субсидія

Інформацію стосовно нарахувань та заборгованості пільговиків та отримувачів субсидій, що подається в Ощадбанк, можна вивантажити з системи Мій Дім Online та імпортувати в систему Мій Дім Online.

Детальніше читайте за посиланням: Монетизація. Пільги та субсидія

Загальні (Загальнобудинкові) лічильники

Пропустіть цей крок, якщо ви не користуєтесь статтями нарахування, що передбачають розподілення обсягів загальнобудинкових лічильників між жителями

Загальні лічильники використовуються в системі, для розподілу обсягів води, тепла, електроенергії між споживачами (жителями) по певним встановленим правилам. Загальні лічильники можуть бути встановлені на будинок, вулицю, під'їзд або іншу групу особових рахунків в залежності від фізичного підключення інженерних мереж об’єктів. 

Детальніше читайте за посиланням: Загальнобудинкові лічильники

Журнал звернень

Для комунікації з мешканцями в системі МДО передбачений "Журнал звернень". Він містить перелік запитів, що подають мешканці через власні кабінети. 

Детальніше читайте за посиланням: Журнал звернень

Якщо у вас залишилися питання

Зверніться до служби підтримки написавши нам листа на електронну адресу  [email protected] або через чат https://tawk.to/MDO

Детальніше про роботу відділу підтримки та додаткову інформацію про систему МДО читайте за посиланням: Інформація