Автоматизація нарахувань - для будь-якого водоканалу
28 травня 2020 року, 17:47

Автоматизація  нарахувань - для будь-якого водоканалу

Купи паперових документів, притрушені товстим шаром пилу. Старий потрісканий телефон і роздратована пані, яка безкінечно кричить на всіх, хто телефонує чи приходить. Десь у кутку гуде старий комп’ютер, який постійно висне, а за ним, не відводячи очей, проводить свої розрахунки жіночка в окулярах. Гуде старий принтер, намотуючи паперові кілометри. А ще довгі черги біля каси чи банківського терміналу щоб оплатити квитанцію. 

Знайома картина? Якось так - чи приблизно так виглядає звичайний розрахунковий відділ водоканалу комунального підприємства у великих чи малих містах України. Дивно і сумно стає від того, що у час новітніх технологій ресурси витрачаються не ефективно. Ми спробуємо розповісти про сучасні можливості розв'язання цих проблем.

Чому водоканалам необхідно автоматизувати роботу з нарахуваннями

Величезною проблемою сьогодення є брак кадрів. Практично усім комунальним підприємствам та водоканалам не вистачає людей, які збирають покази лічильників, виконують розрахунки та розносять повідомлення про нарахування. Для багатьох людей подібна робота не приваблива через невідповідність заробітної плати обсягу роботи. Разом з тим, кількість роботи для працівників постійно зростає, як і навантаження на кожну людину. А через малий проміжок часу для занесення показників (близько тижня) постійно зростає ймовірність помилки під час розрахунку.

У багатьох сферах нашого життя давно паперові носії змінилися електронними. Пора настала і для водоканалів. Для ефективної роботи будь-якої компанії надзвичайно важлива автоматизація бізнес-процесів.

Автоматизація нарахувань за показниками лічильників за допомогою програмного забезпечення дозволяє уникнути ручної роботи та допомагає:

  • оптимізувати витрати;
  • мінімізувати людський фактор;
  • уникнути неточностей при нарахуванні;
  • зручно вносити показники та розраховувати абонентську плату;
  • зберігати та опрацювати велику кількість інформації;
  • зменшити часові рамки для кожної операції.

 

Які послуги надає водоканал

Усі водоканали великих та малих міст в Україні надають типові послуги як для мешканців багатоквартирних будинків, так і для приватних домоволодінь:

  • водопостачання холодної води за лічильником;
  • водопостачання за нормою на одну людину;
  • водопостачання за нормою на домоволодіння;
  • водовідведення.  

Крім основних послуг комунальні підприємства - водоканали можуть надавати додаткові:

  • водовідведення при наявності власної свердловини;
  • диференційована норма обсягу води, в залежності від інфраструктури;
  • водовідведення по загальнобудинкових лічильниках;
  • ремонт та обслуговування лічильників. 

Їхній перелік та вартість регулюється нормативними документами профільних міністерств та рішеннями органів місцевого самоврядування. 

За надані водоканалом послуги мешканці мають своєчасно вносити оплату. Контроль оплат, коректність нарахувань, безпомилковість передання показників стало можливим з впровадженням автоматизованих систем обліку. За лічені секунди потрібна інформація надходить до бази даних господарства водоканалу і її можна брати для розрахунку. 

 

Які проблеми вирішує автоматизація

Основна діяльність бухгалтерії водоканалу – проведення розрахунків. Раніше для цього використовувались спеціальні книги. Такий спосіб призводив до:

  • втрати часу на повторювані та непрості заходи, які виконують люди  зі спеціалізованим знанням;
  • наявності помилок при рукописному введенні сум;
  • необхідності зберігання рахунків у паперовій формі і, як наслідок, втрата вільного місця у приміщеннях;
  • складності пошуку рахунків за бажанням замовника;
  • повільного ведення обліку та складання звітності.

Втрата часу, грошей, енергії та потенціалу офісних службовців, неефективна комунікація із замовником та обмін даними, що призводив до зниження лояльності клієнтів - це лише деякі незручності ручного ведення обліку.

 

Чого прагнуть користувачі?

Нещодавно наша компанія провела опитування серед жителів кількох районів одного великого міста щодо зручності використання автоматизованих систем для нарахування оплати за послуги водовідведення та комунікації з користувачами. В опитуванні взяли участь 1500 абонентів. З них у віці від 25 до 65 років – 90%, від 65 до 75 років – 10%. У процесі аналізу було  з’ясовано, що переважна більшість опитаних – 73% - надають перевагу електронним квитанціям, а не паперовим. Вони більше довіряють нарахуванням, зробленим системою автоматично - так ймовірність помилки в розрахунках через людський фактор зводиться до мінімуму. 

Великі комунальні підприємства вже давно застосовують програмне забезпечення для ведення обліку. Зазвичай це самостійно написані програми, розробка та підтримка яких вимагає великих інвестицій. Крім того, у їх використанні є певні особливості:

  • їх потрібно встановлювати на комп’ютер;
  • потрібно мати ІТ-спеціаліста, який зможе їх своєчасно оновлювати;
  • з ними важко інтегруватися, відповідно введення даних в більшості випадків відбувається вручну;
  • вони потребують потужні комп’ютери з великим об'ємом пам’яті.

Сучасні технології пропонують економічніші рішення. Зараз облік нарахувань для невеликої організації, наприклад ОСББ, або навіть для міського водоканалу можна вести у спеціалізованих програмах абонентського обліку. 

Наприклад, система Мій Дім Online - це інструмент, який допомагає автоматизувати облік нарахувань за спожиті комунальні послуги. Ця система є хмарним рішенням (тобто не потребує встановлення на комп’ютер), що дозволяє робити нарахування, передавати показники, відстежувати оплати користувачів та відправляти квитанції для сплати онлайн

Зручний інтерфейс і наявність функціоналу зворотного зв'язку дозволяє взаємодіяти з мешканцями та вдосконалювати роботу керівника і бухгалтера комунального господарства. 

Керівникам та бухгалтерам комунальних підприємств використання такої систем дозволить:

  • швидко збирати дані та опрацьовувати інформацію;
  • автоматизувати роботу по нарахуванням, створенню та відправленню квитанцій, розподілу оплат абонентів;
  • зменшити кількість помилок при нарахуванні плати за надані послуги;
  • відповідати побажанням мешканців.

До того ж, Мій Дім Online надає жителям доступ до Власного електронного кабінету. У зручному форматі абонентської книжки власник оселі чи орендар має можливість ознайомитися з усіма нарахуваннями, тарифами, пільгами та субсидіями, а також оплатити квитанцію онлайн. 

 

Використання автоматизованих систем забезпечить значне скорочення витрат, дозволить працівникам зберегти час, звільнити потенціал компанії, поліпшити атмосферу на роботі та відновити правильний баланс між адміністративними питаннями та продуктивною роботою.