Довіра до правління ОСББ - як її завоювати?
Довіра – не стабільна річ. Ще кілька тижнів назад співвласники більшістю присутніх активно за вас голосували та підтримували у починаннях, а сьогодні готові йти на справжнісінький мітинг проти свого керівництва. Знайома ситуація? Поговорімо про довіру до правління ОСББ та як її завоювати.
Чому виникає недовіра та спротив діям правління ОСББ?
Причин, через які зникає довіра учасників ОСББ, може бути багато: від словесної перепалки чи неполагодженого замка на вхідних дверях до витрачених не за призначенням коштів. Але усе можна змінити, якщо своєчасно з’ясувати причини незадоволення та вирішити їх.
Ми провели опитування серед співвласників ОСББ у різних містах та сформували свій ТОП-4 ключових проблем, які знижують довіру до правління ОСББ:
- Низька поінформованість співвласників щодо діяльності правління ОСББ на їх благо загалом.
- Повна або часткова відсутність фінансової звітності правління ОСББ перед співвласниками.
- Відсутність конструктивного діалогу між учасниками ОСББ.
- Відсутність правильного підходу в комунікації з різними співвласниками зі сторони правління ОСББ.
Розберемо детальніше чому саме потрібно розв'язувати означені проблеми.
- Відсутність актуальної інформації про діяльність ОСББ породжує негативні емоції та формує «прірву» між співвласниками та керівництвом. Навіть ті співвласники будинку, які не відрізняються високим рівнем активності, потребують інформації про те, що саме робить правління для їх блага та за їх кошти.
- Збори - не єдиний спосіб звітувати. А якщо проводити збори один раз на рік, охопити та згадати все, що відбулося за 365 днів - не можливо. На жаль, далеко не завжди правління розуміє важливість цього процесу. Іноді, збори неефективні через неправильну організацію (ми раніше писали про те Як покращити відвідуваність загальних зборів).
Часто збори перетворюються на “базар” з обговорення “нового підвищення тарифів” та “куди діваються наші кошти”. Зазвичай, чутлива фінансова інформація лише проговорюється і ніде не виставляється для попереднього ознайомлення. А якщо і виставляється, то у не зовсім зрозумілій формі. Такий підхід спотворює загальну картину самого звітного процесу і тягне за собою низку незадоволення.
Загальні збори – важливий інструмент комунікації зі співвласниками багатоквартирних будинків. Вони мають відбуватися із періодичністю, яка вказана у статуті. Але іноді цього замало.
- Усі люди різні й проблеми у них теж різні. Для одних велика біда шум у дворі, для інших – вологість у приміщенні. Раціональні пропозиції можуть давати усі. Головне - помітити їх серед “купи літер” у різних чатах, занотувати, попередньо обдумати та, при нагоді, обговорити як окрему пропозицію.
- Уявіть, що вам трапилась нагода взяти участь у грантовій програмі, яка дозволить не тільки якісно утеплити будинок, а й суттєво зменшити витрати на комунальні послуги. Перспектива втішна та не кожен розуміє її далекоглядність. Завдання правління – доступно пояснити кожному особливості цього процесу, кроки виконання та переваги.
Прозорість ОСББ - ключ до серця та розуму співвласника
У кожного ОСББ є багато проблем. Вони типові, але водночас - різні. Зокрема, відрізняються вони саме рівнем довіри до правління та підходом в комунікації. Підвищити рівень довіри та пришвидшити їх вирішення допоможуть наші «прозорі» поради:
1. Фінансова звітність про рух коштів - найцінніший та наймагічніший звіт. Робіть його регулярно. Він дасть відповідь принаймні на чверть питань - “куди зникають наші гроші”. Якщо інформація є у відкритому доступі, у зрозумілому форматі, співвласники не будуть телефонувати вам, або ще гірше - накопичувати в собі недовіру. До речі, в нашій системі такий звіт формується дуже легко та автоматично розміщується на сайті. Він має такий вигляд: 
Звіт про надходження та витрати в програмі Мій Дім Online
2. Використовуйте сучасні системи обліку та звітності для налагодження роботи ОСББ. Це дозволить:
-
- забезпечити прозорість руху коштів;
- навести порядок у документації;
- систематизувати процеси;
- заощадити час та гроші;
- підвищити рівень довіри.
3. І ділом - і словом. Зробили щось корисне - технічний огляд ліфту, пофарбували стіни, висадили квіти, зробили дезінфекцію сміттєпроводу - напишіть про це своїм співвласникам. Ми всі заклопотані - можемо не помітити навіть те, що у нас перед носом.
4. Проводьте загальні збори частіше одного разу на рік. Наприклад, організуйте толоку біля будинку. Буде можливість не тільки попрацювати над розв'язанням спільної проблеми, а й обговорити інші важливі моменти.
5. Різні люди краще сприймають інформацію з різних каналів. Враховуйте це, коли щось повідомляєте. На одному з вебінарів, який проходив за підтримки Фонду Енергоефективності, докладник зробила вдалий приклад вибору каналів комунікації з різними людьми. Залюбки ділимося цим корисним матеріалом. Раніше ми також писали про Електронні інструменти для ефективного управління будиком.
6.Ставтесь до конструктивних пропозицій як до проєктної роботи:
-
- окреслюйте обсяг роботи та розділяйте його на етапи;
- призначайте відповідальних за виконання окремих етапів;
- визначайте критерії оцінки отриманого результату;
- перед початком роботи ще раз презентуйте співвласникам проєкт загалом;
- після реалізації проєкту разом зі співвласниками оцінюйте отриманий результат.
Наші поради в дії
Один наш клієнт саме так і робить. Використовуючи систему Мій Дім Online, співвласники мають постійний доступ до всієї необхідної інформації:
- на сайті ОСББ він розміщує:
- звітність про рух коштів;
- рішення та протоколи зборів;
- списки боржників;
- корисні контакти.
- в Кабінеті мешканця:
- деталізація по нарахуваннях;
- історії оплат та електронні платіжки;
- опитування.
Доведено, що, навіть, не активні співвласники, які не спілкуються в групах та не відвідують збори, висловлюють своє ставлення до актуальних проблем ОСББ через електронні опитування у власному кабінеті.
Гроші та прозорість їх використання важливі для будь-якої організації. Особливо для ОСББ. Чітко з’ясуйте, чого потребують співвласники, та дійте у напрямку реалізації поставлених завдань. І не забувайте звітувати про свою роботу. Довіра формується поступово, спільними зусиллями.
Хочете, щоб ваші співвласники були у захваті?
