Як комунальному підприємству перейти з паперового обліку в електронний
28 квітня 2020 року, 21:04

Як комунальному підприємству перейти з паперового обліку в електронний

Отримати рахунок електронною поштою чи автоматично сплачувати за послуги. Замовити довідку для декларації чи подати заявку на перерахунок. Усе це та багато інших благ цивілізованого світу вже давно стали звичними для більшості українців. Але такими зручностями цифрового світу можуть тішитися не всі мешканці багатоквартирних будинків. Досі існують комунальні підприємства, які ведуть свій облік та нарахування комунальних послуг у паперовому вигляді. Розв'язувати цю проблему допоможе автоматизована система обліку для комунального господарства. 

 

Паперовий облік шкідливий

Експерти стверджують, ведення паперового обліку нарахувань за послугами у комунальному підприємстві – не тільки не зручно, а й шкідливо. Чому? Усе просто:

  • існує загроза втратити великої бази інформації щодо нарахувань;
  • великі витрати часу на обчислення;
  • відсутність можливості покращувати якість обслуговування;
  • неможливість швидко надавати відповіді на запити абонентів;
  • відсутність можливостей у споживача вчасно та швидко сплатити за нарахуваннями.

Давайте, спробуємо порахувати, скільки може коштувати комунальному підприємству звичайне щомісячне нарахування.

Якщо комунальне підприємство обслуговує невеликий мікрорайон. У ньому проживає, приблизно, 8 тис. мешканців. Припустимо, працівник компанії може провести нарахування одного абонента за 12-15 хвилин. Протягом восьмигодинного робочого дня він нарахує комунальні послуги 32-35-ти абонентам. Для того, щоб справитися із завданням у десятиденний термін компанія вимушена оплачувати працю 8 працівників бухгалтерії. Додайте до них ще 2 людей, які розноситимуть розрахунки мешканцям. Нехай цей штат отримує 1,5 мінімальні заробітні плати. От і виходить:

         4723,0*1,5*10 =  70845,00 грн – заробітна плата;

         70845,00 * 22%    =  15585,90 грн – нарахування роботодавця (ЄСВ).

         Разом: 86430,90 грн

І це тільки оплата праці на місяць працівників. Вони безпосередньо проводять нарахування, а ще додаткові витрати на розсилку паперових квитанцій та інформування споживачів. Додаємо сюди кошти на обслуговування одного робочого місця (світло, канцелярію, опалення приміщення та папір). Виходить достатньо кругленька сума. Чи під силу комунальному підприємству  «тягти» на собі такий тягар? Та й мешканців будинків не дуже потішать зайві витрати на штат працівників комунального підприємства чи компанії, що обслуговує комунікації.

 

Що робити

Сучасна система обліку для комунального підприємства допоможе:

  • впорядкувати інформаційну базу даних;
  • систематизувати нарахування за особовими рахунками;
  • вирівняти залишки коштів на рахунках;
  • збалансувати власні витрати.

Одним із найкращих на ринку автоматизованих рішень для комунального підприємства є Мій дім Online.

Для налагодження процесів керівнику будь-якого комунального підприємства України потрібно підійти комплексно. Якщо у статутних документах компанії немає обмежень, рішення приймає керівник комунального підприємства. В окремих випадках рішення про перехід на електронну систему обліку приймається засновником. Зазвичай, це орган місцевого самоврядування. Перехід можна розділити на декілька важливих етапів.

  1. Визначити відповідального за процес переходу в електронний документообіг. Найкраще, коли ця людина — головний бухгалтер чи інший працівник бухгалтерії або керівник відповідного підрозділу.
  2. Знайти та вибрати зручну систему для електронного обліку. Вона має мати продуманий шлях для внесення початкових даних та навчальні матеріали для роботи з нею. Налаштування систем дозволяє швидко позбутися багатьох проблем з паперовою роботою.
  3. Чітко визначити заходи переходу. Важливе місце у цьому процесі має навчання співробітників використанню нового інструменту для нарахування.
  4. Кожен етап має мати чітко визначені часові рамки.

Фахівці рекомендують завершити усі організаційні моменти до закінчення бюджетного року. Інший варіант - до початку або закінчення опалювального сезону. Найзручніше, коли початок роботи припаде з першого числа місяця. Такий підхід дозволить мати чітку та повну базу нарахувань за кожним абонентом «в одному місці» та додає зручності при формуванні інформації на запити. Найчастішими користувачами інформації є центри надання адміністративних послуг, відділи соціального захисту населення та самі абоненти.

 

Успішне завершення процесу

Налагоджена система електронного обліку – багатогранний процес, результатом якого є отримання конкретного очікуваного результату. Експерти хмарного сервісу Мій Дім Online, які допомогли вже не одному комунальному підприємству успішно перейти від паперового до електронного обліку, виділяють наступні ознаки такого переходу: 

  • внесено повний об'єм даних до нової системи обліку інформації;
  • виконано нарахування та виставлені квитанції першого розрахункового періоду;
  • звірено очікувані дані з розрахованими та виправлено помилки, при наявності;
  • поінформовано користувачів щодо нового інструменту обліку та особливостей отримання актуальної інформації;
  • налаштовано системні модулі для оплати рахунків через інтернет чи мобільні додатки.

Повернімось до прикладу про 8 тис.мешканців мікрорайону. Це 8000 особових рахунків. З досвіду експертів Мій Дім Online, перевести і налаштувати облік на таку кількість в електронному форматі можна приблизно за 1-1,5 місяці, якщо всі дані правильно підготовлені. Розрахунки та нарахування на таку кількість особових рахунків система виконає всього кілька хвилин. Економія часу - очевидна. Ще декілька кліків - і електронні квитанції на електронній пошті користувача. Залишилось дочекатись оплати та розподілити їх - але і це система Мій Дім Online робить автоматично.   

 

Яка користь від таких змін

З переходом на автоматизовану систему для нарахування комунальне підприємство України отримає:

  • економію часу та зусиль;
  • додану цінність для споживачів;
  • можливість налаштування усіх автоматизованих бізнес-процесів;
  • впорядкування та налаштування розсилок на електронні адреси споживачів;
  • доступність даних в один клік для абонентів та інших користувачів інформації;
  • можливість швидко та ефективно вибирати необхідну інформацію для публікації на порталі відкритих даних;
  • оптимізацію витрат на утримання персоналу та робочих місць;
  • можливість ефективно розвивати комунальне підприємство.

 

Зараз сучасні технології дають інструменти для оптимізації роботи комунального підприємства. Мова йде про підвищення ефективності його роботи та взаємодії з кінцевим споживачем, а отже про його виживання в сучасному технологічному світі.