Автоматизация работы в коммунальном предприятии (часть 2)

Если коммунальное предприятие хочет работать эффективно и с точки зрения затраченного времени, и денег, то на предприятии необходимо максимально автоматизировать все процессы, которые только могут быть автоматизированы. Ключевую роль играет абонентский учет, ведь именно оплаты и удовлетворенность клиентов компании формируют прибыль. Как именно вести учет, чтобы это было эффективно, мы предлагаем узнать в нашем материале, который состоит из двух частей (Часть 1 доступна по линку).

Автоматизация процессов: в чем преимущества?

Избежать проблем и дискомфорта в деятельности коммунального предприятия можно, введя автоматизированную систему учета. Примером такого программного комплекса является программа Мой Дом Online, с помощью которой можно оптимизировать работу администрации и бухгалтерии, наладить коммуникацию между жителями и правлением КП, быстро и качественно систематизировать все процессы внутри КП.

Программа Мой Дом Online обеспечивает автоматизацию рутинной работы, правда, в самом начале работа будет кропотливой. После регистрации в программе необходимо создать объекты недвижимости. В нашем случае это дома, которые принадлежат к зоне деятельности коммунального предприятия. Их, как правило, несколько. Столько же будет и объектов недвижимости.Каждый дом имеет квартиры, для которых задается площадь помещений и присваивается свой личный лицевой счет. Создаются статьи начислений с тарифом (за что платим), которые подключаются к объектам недвижимости/квартирам. На каждый лицевой счет вводятся остатки, согласно статье начисления. 

Далее происходит настройка данных по лицевому счету. Вносятся данные проживающих (ФИО, телефон, Email), а также персональные настройки лицевого счета: принадлежность к группе, печать квитанции, добавление местных льгот, если они есть, изменения в составе семьи (регистрация/выписка), возможна смена собственника лицевого счета (покупка или продажа квартиры).

С помощью программы Мой Дом Online оплату коммунальных услуг жители могут осуществлять через свой личный кабинет, а так же через кассу в правлении КП (если это до сих пор предусмотрено). Полученные средства “падают” на лицевой счет владельца. Благодаря интеграции с платежными системами и банками  все оплаты жителей через эти учреждения также попадают на конкретные лицевые счета, а импортируя банковские выписки, бухгалтер имеет тому подтверждение. Оплаты не теряются, их не надо искать, распознавать и вносить вручную - программа сделает это сама.

Далее, пользуясь введением операций, бухгалтер может вносить корректировки. 

Следующий шаг - введение показаний счетчика. Здесь могут быть варианты: житель может вносить  показатели счетчиков самостоятельно в систему (через кабинет жителя, телеграм бот или мобильное приложение) или передавать специалисту в КП (если в КП выделен специалист для ручного сбора показаний, который в свою очередь также их вносит в систему). А при наличии специального оборудования, показания счетчиков могут автоматически попадать в систему Мой Дом Online (наша программа предоставляет возможность и такой автоматизации). 

Только тогда, когда учтены все оплаты по объектам, все корректировки, все изменения в лицевых счетах, осуществляются расчеты коммунальных платежей и закрытия месяца. После закрытия расчетного периода введенные данные изменить невозможно. Внести изменения или откорректировать расчеты можно будет в следующем отчетном периоде, сформировав документ “Коррекция”.

Следующий шаг - формирование и печать квитанций. Да, собственно, печатать платежки необходимости нет, потому что сервис предоставляет возможность отправить их автоматически жителю на его ноутбук, планшет или смартфон через электронную почту, чат-бот или  житель может самостоятельно открыть ее через личный кабинет в веб-браузере.

Учитывая дополнительные расходы коммунального предприятия, программа дает возможность формировать отчетность как для внутреннего использования, так и для подачи в государственные управления. После формирования отчетности данные можно экспортировать в 1С. Теперь работа за отчетный период считается завершенной.

Программа дает возможность, проанализировав состояние лицевых счетов за заданный период, сформировать перечень должников и переслать его председателю правления КП, сформировать акт сверки, согласно сведениям начисленных оплат и задолженностей и т.д. Для каждого авторизованного работника коммунального предприятия необходимая информация доступна в любое время, что сокращает путь и период коммуникации внутри предприятия.

Быстрая коммуникация - это еще одно преимущество программы Мой Дом Online. Зарегистрировавшись в личном кабинете на сайте сервиса, житель не только обеспечил себя еще одним способом оплаты, но и доступом к быстрой и исчерпывающей информации о начислениях и не только, поскольку обработка обращений граждан (вопросы, жалобы, предложения в виде текста и/или фото) происходит в максимально сжатые сроки. Оповещения жителей об общем собрании, изменении тарифов осуществляется мгновенно, путем отправки сообщения по электронной почте, через Телеграм-бот, SMS. Это обеспечивает прозрачность работы КП, что является залогом лояльности от абонента.

Ценность программы Мой Дом Online

Очень кратко мы познакомились с тем, как можно с помощью программного комплекса Мой Дом Online автоматизировать работу в КП и какие преимущества будет иметь предприятие от такого сотрудничества. 

Пример: как коммунальное предприятие "Яворивовда" автоматизировало учет

Пользователи программы не нужно выполнять одну и ту же работу период за периодом - становится меньше рутинных процессов. Автоматизированная система самостоятельно справляется с такими задачами, а пользователь только задает переменные параметры в случае необходимости.

Имея авторизованный доступ к системе, работники КП в любое время имеют доступ к информации о том, что, где и как нужно сделать. Это повышает производительность, что, в свою очередь, значительно экономит расходы предприятия.

В значительной степени экономия затрат КП возможна еще и как результат своевременной работы с должниками и, как следствие, уменьшение долгов абонентов. По разным причинам жители не платят или несвоевременно оплачивают коммунальные платежи. Часто этому можно помочь, вовремя поговорив с человеком, дав ему дельный совет, к примеру, о реструктуризации долга, обращении о предоставлении субсидии или льготы и т.д. Сделать это председатель правления или другие доверенные лица могут, имея перед глазами актуальный список должников, созданный сервисом за любой период.

Также, во многом, благодаря Мой Дом Online настраивается порядок в рабочих процессах предприятия. По заданному алгоритму система работает так, что нужное действие происходит именно в нужное время в соответствующей последовательности.

Программа Мой Дом Online - это современный инструмент для автоматизации работы коммунального предприятия, который помогает эффективно и грамотно вести учет, обеспечивает прозрачность начислений. Скорость и качество процессов, доступность информации, многочисленные средства коммуникации также относятся к преимуществам программы. Она незаменима в работе бухгалтера, руководителя предприятия и станет большим помощником для жителя.

Чтобы в этом убедиться стоит отбросить сомнения и попытаться оценить что-то новое. Сделайте первый шаг - позвоните по одному из номеров, которые видите на сайте, результат вас приятно удивит. Помните поговорку: не так волк страшен, как его малюют.

​