Як покращити відвідуваність загальних зборів ОСББ

Обравши таку форму управлінням будинком як ОСББ кожен мешканець, член ОСББ, має усвідомлювати, що його голос має значення у вирішенні важливих для ОСББ господарських питань. Висловити свою позицію, та продемонструвати своє ставлення співвласник може на загальних зборах ОСББ.

Здавалося б, вкотре повторюємо такі прості й очевидні речі. То чому ж скликати збори ОСББ буває так складно? Чому відсутність кворуму не дає можливості прийняти необхідні й потрібні рішення?

Для чого проводити загальні збори ОСББ

За визначенням загальні збори — це вищий орган управління ОСББ. Про це йдеться в Законі України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку». Всі важливі рішення, які стосуються господарської діяльності будинку, приймаються на таких зборах. Загальні збори ОСББ проводяться, як правило, раз на рік. Щоб разом проаналізувати звітність ОСББ за минулий період та спланувати майбутні плани.

Та є ряд питань, рішення яких може бути прийнято виключно двома третинами голосів співвласників, членів ОСББ, на загальних зборах:

• перевибори правління та голови правління ОСББ;
• зведення господарських споруд;
• порядок управління та користування спільним майном;
• перелік і розмір внесків та платежів співвласників;
• передача в користування спільного майна (оренда);
• реконструкція, ремонт, роботи по підвищенню енергоефективності будинку.

Отже, щоб прийняти такі важливі рішення, збори необхідні.

Чому члени ОСББ не приходять на збори?

Якщо проаналізувати ситуації, коли співвласники — мешканці будинків не приходять на загальні збори ОСББ, то виявиться, що є дві основні причини:

1. непоінформованість мешканця про збори;
2. небажання витрачати власний час на порожні балачки.

Щоб скликати й провести загальні збори ОСББ ініціативній групі будинку доведеться виконати певну роботу. Від того, на скільки якісно вона проведена, залежить — відбудуться збори чи ні.

По-перше, всі члени ОСББ мають бути заздалегідь поінформовані про дату, час і місце проведення зборів.

По-друге, члени ОСББ мають знати порядок денний. Тоді у кожного співвласника буде час підготувати свої зауваження або питання, і є шанс, що збори пройдуть швидко й конструктивно.

Якість спілкування з жителями ОСББ визначає рівень їх поінформованості

Щоб максимальна кількість співвласників прийшла на загальні збори ОСББ, дату, місце й час проведення необхідно узгодити з мешканцями. Певної уваги потребує, власне, місце проведення. Якщо ОСББ не має власного приміщення, для таких заходів, можливо, варто його орендувати. Це особливо актуально в листопаді-грудні, коли традиційно проводять звітно-виборні збори.

Інформацію необхідно поширити заздалегідь. Це можуть бути надруковані оголошення, розміщені в кожному під’їзді на інформаційних дошках, або усні звернення членів ініціативної групи чи небайдужих сусідів.

Та на сьогодні це малоефективні засоби комунікації з мешканцями.

В час, коли кожен має мобільний телефон, значно ефективніше працює розсилка повідомлень. Тоді є надія, що інформація дійде до кожного члена ОСББ.

Якщо ОСББ користується програмою Мій Дім Online, подібна комунікаційна проблема не постає. Оголошення про загальні збори буде відправлене на особистий email мешканця та розміщено на сайті ОСББ. Таким чином, учасник зборів заздалегідь знатиме про подію і зможе спланувати свій час. Крім того, він встигне щось уточнити чи запропонувати.

ЩО та КОЛИ ви комунікуєте мешканцям визначає рівень їх зацікавленості

Щоб співвласники не сприймали загальні збори членів ОСББ як безглузду трату сил і часу, мешканців варто підготувати до них. Наприклад, попередньо надати план порядку денного, звіт про виконану роботу, фінансову звітність, з якої буде зрозуміло на що витрачались кошти мешканців і в якій кількості, план ремонтних робіт тощо.

Після такої попередньої підготовки збори будуть значно продуктивнішими: не потрібно буде витрачати час на «озвучення» цієї інформації під час зборів, питання мешканців будуть осмислені та менш емоційні, а пропозиції — виважені. Такі зібрання будуть більше конструктивними, а часу займуть менше.

Завдяки програмі Мій Дім Online надавати таку корисну інформацію мешканцям дуже просто. На сайті ОСББ або в особистому кабінеті мешканці структуровано мають всю необхідну інформацію та можуть ознайомитися з нею в зручний для себе час.

Завдяки такому підходу можна навіть розглядати зміну формату зборів. Якщо з необхідною інформацією члени ОСББ ознайомилися заздалегідь, то подібні зібрання можна використовувати як майданчик для питань-відповідей, обговорень та внесення корисних пропозицій.

Ще одна порада – змінити частоту скликання загальних зборів ОСББ. Робити це не раз на рік, коли накопичується безліч питань, які потребують обов’язкового вирішення, і збори затягуються до ночі. Від цього, як правило, страждає якість прийнятих рішень. А скликати збори, наприклад, раз у квартал, чи тричі на рік. Регулярність і системність у розв'язанні питань співвласників дадуть якісніші результати.

Доступність інформації як засіб зацікавлення мешканців

Щоб члени ОСББ не тільки прийшли на збори, а й були зацікавлені в їх проведенні, вони повинні мати можливість отримувати повну інформацію про справи в ОСББ. Адже мешканці, сплачуючи внески, залучені в роботу свого органу управління, тому мають право знати на скільки раціонально використовуються їхні кошти.

Змінити, покращити рівень обізнаності мешканців про справи в ОСББ легко за допомогою сайту ОСББ та особистого кабінету мешканця. Корисна інформація викликає зацікавленість, в свою чергу, зацікавленість призводить до аналізу, а аналіз – до потреби висловлення думки. Збори ОСББ – найкраще для цього місце.

Обравши ОСББ як форму управління будинком, співвласники обрали відповідальність: за себе, за свою квартиру, за свій дім. Кожен мешканець має усвідомити: його голос важливий, його «за» чи «проти» можуть бути вирішальними у прийнятті рішень. Тому загальні збори ОСББ — це як лакмусовий папірець на відповідальність для кожного з нас.