Автоматизація роботи в комунальному підприємстві (Частина 2)

Якщо комунальне підприємство хоче працювати ефективно і з точки зору витраченого часу, і фінансів, то необхідно максимально автоматизувати всі процеси на підприємстві, які можуть взагалі бути автоматизованими. Ключову роль грає абонентський облік, адже саме оплати та задоволеність клієнтів компанії формують прибуток. Як саме вести облік, щоб це було ефективно, ми пропонуємо дізнатися у нашому матеріалі, який складається з двох частин (Частина 1 - читати за посилання).

Автоматизація процесів: у чому переваги?

Уникнути проблем і дискомфорту в діяльності комунального підприємства можна, запровадивши автоматизовану систему обліку. Прикладом такого програмного комплексу є програма Мій Дім Online, за допомогою якого можна оптимізувати роботу адміністрації й бухгалтерії, налагодити комунікацію між мешканцями та правлінням КП, швидко і якісно систематизувати всі процеси в середині КП. 

Програма Мій Дім Online забезпечує автоматизацію рутинної роботи, щоправда, на самому початку робота буде кропіткою. Після реєстрації у програмі необхідно створити об'єкти нерухомості. У нашому випадку це будинки, що належать до зони діяльності комунального підприємства. Їх, зазвичай, кілька. Стільки ж буде й об'єктів нерухомості. Кожен будинок має квартири, для яких задається площа приміщень та присвоюється свій особистий особовий рахунок. Створюються статті нарахувань із тарифом (за що сплачуємо), які підключаються до об'єктів нерухомості/квартир. На кожний особовий рахунок вносяться залишки, згідно зі статтею нарахування.

Далі відбувається налаштування даних за особовим рахунком. Вносяться дані мешканців (ПІБ, телефон, Email), а також персональні налаштування особового рахунку: приналежність до групи, друк квитанції, додавання місцевих пільг, якщо вони є, зміни у складі сім'ї (реєстрація/виписка), можлива зміна власника особового рахунку (купівля або продаж квартири).

За допомогою програми Мій Дім Online оплату комунальних послуг мешканці можуть здійснювати через свій особистий кабінет, а також через касу в правлінні КП (якщо це досі передбачено). Отримані кошти "падають" на особовий рахунок власника. Завдяки інтеграції з платіжними системами та банками всі оплати мешканців через ці установи також потрапляють на конкретні особові рахунки, а імпортуючи банківські виписки, бухгалтер має підтвердження цього. Оплати не губляться, їх не треба шукати, розпізнавати та вносити вручну – програма зробить це сама.

Далі, користуючись вводом операцій, бухгалтер може вносити коригування.

Наступний крок – внесення показників лічильників. Тут можуть бути варіанти: житель може вносити показання лічильників самостійно в програму (через особистий кабінет мешканця, телеграм бот або мобільний додаток) або передавати фахівцю в КП (якщо в КП виділено фахівця для ручного збору показань, який також їх вносить в програму). А за наявності спеціального обладнання показання лічильників можуть автоматично потрапляти в систему Мій Дім Online (наша програма надає можливість і такої автоматизації).

Тільки тоді, коли враховані всі оплати по об'єкту, всі коригування, всі зміни в особових рахунках, здійснюються розрахунки комунальних платежів та закриття місяця. Після закриття розрахункового періоду введені дані змінити неможливо. Внести зміни чи відкоригувати розрахунки можна буде в наступному звітному періоді, сформувавши документ «Корекція».

Наступний крок - формування та друк квитанцій. Так, власне, друкувати платіжки потреби немає, тому що програма надає можливість відправити їх автоматично жителю на його ноутбук, планшет чи смартфон через електронну пошту, чат-бот чи мешканець може самостійно відкрити її через особистий кабінет у веб-браузері.

Враховуючи додаткові витрати комунального підприємства, програма дає можливість формувати звітність як для внутрішнього використання, так і для подання до державних управлінь. Після формування звітності дані можна експортувати до 1С. Наразі робота за звітний період вважається завершеною.

Програма дає можливість, проаналізувавши стан особових рахунків за заданий період, сформувати перелік боржників та переслати його голові правління КП, сформувати акт звірки, згідно з даними нарахованих оплат та заборгованостей тощо. Для кожного авторизованого працівника комунального підприємства необхідна інформація доступна у будь-який час, що скорочує шлях та період комунікації всередині підприємства.

Швидка комунікація – це ще одна перевага програми Мій Дім Online. Зареєструвавшись в особистому кабінеті на сайті сервісу, мешканець не тільки забезпечив себе ще одним способом оплати, але й доступом до швидкої та вичерпної інформації про нарахування та не тільки, оскільки обробка звернень громадян (питання, скарги, пропозиції у вигляді тексту та/або фото) відбувається у максимально стислий термін. Оповіщення мешканців про загальні збори, зміну тарифів здійснюється миттєво, шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, через Телеграм-бот, SMS. Це забезпечує прозорість роботи КП, що є запорукою лояльності абонента.

Цінність програми Мій Дім Online

Дуже стисло ми ознайомилися з тим, як можна за допомогою програмного комплексу Мій Дім Online автоматизувати роботу в КП і які переваги матиме підприємство від такої співпраці. 

Приклад: як комунальне підприємство "Яворіввода" автоматизувало облік

Отже, користувачам програми не потрібно виконувати одну й ту ж роботу період за періодом, стає менше рутинних процесів. Автоматизована система самостійно справляється з такими задачами, а користувач тільки задає змінні параметри в разі необхідності.

Маючи авторизований доступ до системи, працівники КП в будь-який час мають доступ до інформації про те, що, де і як потрібно зробити. Це пришвидшує продуктивність, що, в свою чергу, значно економить витрати підприємства.

Значною мірою економія витрат КП можлива ще й як результат своєчасної роботи з боржниками і, як наслідок, зменшення боргів абонентів. З різних причин мешканці не сплачують або не своєчасно сплачують комунальні платежі. Часто цьому можна зарадити, вчасно поговоривши з людиною, давши їй корисну пораду, на приклад, про реструктуризацію боргу, звернення про надання субсидії чи пільги, тощо. Зробити це голова правління чи інші довірені особи можуть, маючи перед очима актуальний список боржників, створений сервісом за будь-який період.

Також, багато в чому, завдяки Мій Дім Online налаштовується порядок в робочих процесах підприємства. За заданим алгоритмом система працює так, що потрібна дія відбувається саме в потрібний час у відповідній послідовності.

Програма Мій Дім Online - це сучасний інструмент для автоматизації роботи комунального підприємства, який допомагає ефективно і грамотно вести облік, забезпечує прозорість нарахувань. Швидкість і якість процесів, доступність інформації, числені доступні засоби комунікації також належать до переваг програми. Вона незамінна в роботі бухгалтера, керівника підприємства і стане великим помічником для мешканця.

Щоб у цьому переконатися варто відкинути сумніви й спробувати оцінити щось нове. Зробіть перший крок - зателефонуйте за одним із номерів, які бачите на сайті, результат вас приємно здивує. Пам’ятаєте приказку: не такий вовк страшний, як його малюють.