Автоматизація роботи в комунальному підприємстві (Частина 2)
26 листопада 2018 року, 13:11

Автоматизація роботи в комунальному підприємстві (Частина 2)

Якщо керуюча компанія хоче працювати ефективно і з точки зору витраченого часу, і фінансів, то необхідно максимально автоматизувати всі процеси на підприємстві, які можуть взагалі бути автоматизованими.  Ключову роль грає абонентський облік, адже саме оплати та задоволеність клієнтів компанії формують прибуток. Як саме вести облік, щоб це було ефективно ми пропонуємо дізнатися у нашому матеріалі (у двох частинах)

Автоматизація процесів: у чому переваги?

Уникнути подібних проблем і дискомфорту в діяльності комунального підприємства можна, запровадивши автоматизовану систему обліку. Прикладом такого програмного комплексу є сервіс Мій Дім Online, за допомогою якого можна оптимізувати роботу адміністрації й бухгалтерії, налагодити комунікацію між мешканцями та правлінням КП, швидко і якісно систематизувати всі процеси в середині КП. Для зручності і кращої наочності варто зайти на сайт сервісу Мій Дім Online, в опції «Для кого підходить?» перейти на демо-версії програми.

Сервіс Мій Дім Online забезпечує автоматизацію рутинної праці, що правда, на самому початку робота буде кропіткою. У спрощеному вигляді алгоритм залучення сервісу виглядає так: із закладки «Робочий процес» за допомогою адміністратора розпочинається робота в системі, створюються об’єкти нерухомості. В нашому випадку це будинки, які належать до зони діяльності комунального підприємства. Їх, як правило, кілька, то стільки ж буде й об’єктів нерухомості. Створюються статті нарахувань (за що платимо) та підключення їх до об’єктів нерухомості. Будинки діляться на квартири, задається площа помешкань, тариф, і для кожного створюється свій особовий рахунок. На кожен особовий рахунок вводяться залишки.

Далі відбувається налаштування даних по особовому рахунку: вносяться зміни в складі сім’ї (реєстрація або виписка), додавання пільг, якщо вони є, можлива зміна власника особового рахунку (купівля або продаж квартири). До речі, додавання пільги відбувається автоматично, обравши конкретну пільгу з відкритого переліку. Формула розрахунку вже задана і відповідні нарахування відбуватимуться автоматично. Дані для коригування або налаштування особового рахунку бухгалтер отримує не тільки від мешканця, а й безпосередньо, через відповідні налаштування, від місцевих відділів соціального захисту населення в електронному вигляді. Таким же чином стає відомою інформація про надання або відміну субсидій. Відповідно, не виникає ситуацій, коли не вистачає якогось папірця, й довідка про склад сім’ї, в разі потреби, формується натиском однієї клавіші.

За допомогою сервісу Мій Дім Online оплату за комірне мешканці можуть здійснювати через касу в правлінні КП, бухгалтер цю операцію проводить, користуючись опцією «Введення операцій». Отримані кошти зразу «падають» на особовий рахунок власника. Завдяки інтеграції з Ощадбанком та Приватбанком, з якими укладені відповідні договори, всі оплати мешканців через ці установи також попадають на конкретні особові рахунки, а через імпорт банківських виписок бухгалтер має тому підтвердження. Оплати не губляться, їх не треба шукати, розпізнавати й вносити вручну. Користуючись введенням операцій, вносяться залишки, задається коригування, відбувається оплата через банк.

Наступний крок – ведення показників лічильника. Тут можуть бути варіанти: якщо мешканець має прямі договори з постачальниками, то показники лічильників води чи електроенергії, на приклад, на перше число за попередній місяць, він надає самостійно. Якщо всі нарахування здійснюються через КП, то й показники лічильників, за допомогою сервісу Мій Дім Online, надаються мешканцем бухгалтеру, а той вносить їх безпосередньо в систему. Сервіс надає можливість такої комунікації.

Ми уже згадували про субсидії, система здатна імпортувати дані з місцевих управлінь соціального захисту населення без залучення субсидіантів. На пряму відбувається імпорт нарахованих сум субсидій за розрахунковий період і, як результат, в платіжці мешканець бачить суму до сплати. Не потрібно нічого уточнювати чи переобчислювати. Інших цифр, ніж у повідомленні про надання субсидії, не буде.

Тільки тоді, коли враховані всі оплати по об’кту, всі коригування, всі зміни в особових рахунках, здійснюються розрахунки комунальних платежів та закриття місяця. Після закриття розрахункового періоду введені дані змінити неможливо. За необхідності, внести зміни чи відкоригувати розрахунки можна буде в наступному звітному періоді, сформувавши документ «Корекція».

Наступний крок - формування та друк квитанцій. Та, власне, друкувати платіжки необхідності немає, бо сервіс надає можливість відправити їх автоматично мешканцеві на його ноутбук, планшет чи телефон через електронну пошту, на приклад.

Врахувавши додаткові витрати комунального підприємства, формується звіт про рух грошових коштів, який по формі 2 подається у відділ з нарахування пільг в місцеві управління соціального захисту населення щомісячно. Після формування звітності можна експортувати дані в 1С. Тепер робота за звітний період вважається завершеною.

Сервіс дає можливість, проаналізувавши стан особових рахунків за заданий період, сформувати перелік боржників і переслати його голові правління КП, сформувати акт звірки, згідно відомостей нарахованих оплат і заборгованостей, тощо. Для кожного авторизованого робітника комунального підприємства необхідна інформація доступна в будь-який час, що скорочує шлях та період комунікації всередині підприємства.

Швидка комунікація – це ще одна перевага сервісу Мій Дім Online. Створивши особистий кабінет на сайті сервісу, мешканець не тільки забезпечив себе ще одним способом оплати, а й доступом до швидкої та вичерпної інформації щодо нарахувань і не тільки, оскільки обробка звернень громадян (запитання, скарги, пропозиції у вигляді тексту, а іноді ще й фото) відбувається в максимально стислі терміни. Сповіщення мешканців про загальні збори, зміни тарифів, надання чи відміну пільг, тощо, здійснюється миттєво, шляхом відправлення повідомлення електронною поштою, через мобільного оператора Київстар чи Facebook. Це забезпечує прозорість роботи КП, що є запорукою лояльності від абонента.

Цінність сервісу Мій Дім Online

Дуже стисло ми ознайомилися з тим, як можна за допомогою сервісу Мій Дім Online автоматизувати роботу в КП і які переваги матиме підприємство від такої співпраці. Пропоную виокремити основні висновки.

Користувачі сервісу позбавлені необхідності виконувати одну й ту ж роботу період за періодом, стає менше рутинних процесів. Автоматизована система самостійно справляється з такими задачами, а користувач тільки задає змінні параметри в разі необхідності.

Маючи авторизований доступ до системи, працівники КП в будь-який час мають доступ до інформації про те, що, де і як потрібно зробити. Це пришвидшує процес виконання і ефективність робіт, що, в свою чергу, значно економить витрати підприємства.

Значною мірою економія витрат КП можлива ще й як результат своєчасної роботи з боржниками і, як наслідок, зменшення боргів абонентів. З різних причин мешканці не сплачують або не своєчасно сплачують комунальні платежі. Часто цьому можна зарадити, вчасно поговоривши з людиною, давши їй корисну пораду, на приклад, про реструктуризацію боргу, звернення про надання субсидії чи пільги, тощо. Зробити це голова правління чи інші довірені особи можуть, маючи перед очима актуальний список боржників, створений сервісом за будь-який період.

Також, багато в чому, завдяки сервісу Мій Дім Online налаштовується порядок в робочих процесах підприємства. За заданим алгоритмом система працює так, що потрібна дія відбувається саме в потрібний час у відповідній послідовності.

Сервіс Мій Дім Online - це сучасний інструмент для автоматизації роботи комунального підприємства, який допомагає ефективно і грамотно вести облік, забезпечує прозорість нарахувань. Швидкість і якість процесів, доступність інформації, чудовий засіб комунікації також належать до переваг сервісу. Він незамінний в роботі бухгалтера, керівника підприємства і стане великим помічником для мешканця.

Щоб у цьому переконатися варто відкинути сумніви й спробувати оцінити щось нове. Зробіть перший крок - зателефонуйте за одним із номерів, які бачите на сайті, результат вас приємно здивує. Пам’ятаєте приказку: не такий вовк страшний, як його малюють.