Процесс выполнения начисления

Выполнение начислений является основным итоговым процессом месяца, после которого балансы лицевых счетов становятся отрицательными, то есть на них возникает задолженность.

Для удобства и во избежание ошибок, мы предлагаем разбить процесс выполнения начисления на несколько этапов:

Выполнение расчетов

На этом этапе выполняются расчеты для каждого лицевого счета. Независимо от методов и алгоритмов, результатом этого этапа является сформированные суммы к уплате за предоставленные услуги для каждого лицевого счета по каждой статье начисления. 

Проверка начисления

После выполнения расчетов следует выполнить проверку и обратить внимание на следующие моменты:

1. Для каждой статьи начисления сравнить количество лицевых счетов, для которых выполнены начисления, с количеством лицевых счетов, пользующихся данной услугой. То есть проверить, нет ли пропущенных лицевых счетов, требующих начисления.
2. Обратить внимание на те лицевые счета, по которым объем потребленной услуги существенно отличается от потребленного объема в предыдущем периоде. Такая ситуация может возникнуть из-за отсутствия показаний счетчиков, ошибок в исходных данных или по другим причинам, которые стоит выяснить. В случае отсутствия показаний счетчиков можно применить метод начисления, определенный соответствующей политикой вашей организации (как сделать начисления без актуальных показаний счетчиков читайте по ссылке). Существенная разница в потреблении также может указывать на ошибку, изменения в составе семьи или сокрытие реально потребленного объема. В любом случае причину резких изменений в потреблении стоит выяснить.
3. Рекомендуем сравнить суммы начислений предыдущего периода (как общую сумму, так и суммы по отдельным лицевым счетам) с текущим. В случае большого расхождения - внимательно проверьте, что привело к такой разнице. Например, оплата за содержание дома начисляется в соответствии с площадью квартиры. Начисленная сумма текущего периода не должна отличаться от суммы предыдущего периода, за исключением случаев, когда меняется тариф или размер взноса. Таким образом, изменения в сумме начисления могут указать на ошибку.
4. Для статей начисления, предусматривающих определение объема по счетчику, стоит обращать внимание на перечень счетчиков, для которых наступает срок поверки, и заранее предупреждать потребителей об этом. 

Формирование и печать счетов-квитанций

Большинство организаций продолжают печатать бумажные квитанции, даже если люди пользуются электронными кабинетами.

С целью экономии бумаги и времени мы советуем не печатать квитанции для потребителей, которые дадут на это согласие.

Мы обратили внимание, что для экономии, многие наши клиенты тратят много времени именно на форматирование квитанций и эффективное их размещения на бумаге. На самом деле стоимость листков А4 может быть существенно меньше, чем стоимость часа работы сотрудника, который выполняет печать, а потом еще и разрезает бумагу по форме квитанций. Если ваше программное обеспечение не может самостоятельно эффективно размещать квитанции на бумаге, лучше печатайте одну квитанцию ​​на листок А4.

При печати большого количества квитанций обращайте внимание на их сортировку, ведь порядок следования документов в пачке должен быть удобным для разнесения их по домам / почтовым ящикам потребителей.

Не существует единого ответа на вопрос, каким должен быть счет-квитанция? Большинство организаций утверждают собственный формат, исходя из своего опыта и потребностей.

Основной целью счета-квитанции является предоставление потребителю информации достаточной для осуществления оплаты за потребленные услуги и информации достаточной для того, чтобы понять природу выполненных начислений.

На наш взгляд, счет-квитанция должна иметь следующую информацию, чтобы удовлетворить самого придирчивого потребителя: См. Рис.1. 

Квитанция должна содержать:

• Название организации, которая сформировала квитанцию.
• Информацию о периоде, за который сформирована квитанция.
• Номер лицевого счета.
• Адрес объекта, к которому имеет отношение лицевой счет.
• Информацию о реквизитах для оплаты. Так как расчетный счет в формате IBAN содержит всю необходимую информацию о банковском учреждении, достаточно указать номер счета и назначение платежа. Назначение платежа должно содержать информацию о номере лицевого счета, по которому можно идентифицировать плательщика-физическое лицо. Короткое, лаконичное назначения с указанием лицевого счета в определенном формате, увеличивает вероятность того, что кассир банка наберет его в точном соответствии без ошибок. Реквизиты для оплаты могут указывать на определенные статьи начисления, если оплата за них осуществляется на соответствующий расчетный счет.
• Дополнительная информация или объявления, которые организация хочет распространить среди жителей.

С целью защиты персональных данных владельца лицевого счета фамилия, имя и отчество мы рекомендуем не указывать. Во время распространения бумажная копия квитанции-счета может попасть к лицам, которые не имеют отношения к соответствующему лицевому счету.

Назначение колонок счета-квитанции

Публикация и отправки данных

После проверки начислений и формирования квитанций наступает момент, когда организация должна распространить информацию о начислениях, чтобы жители (абоненты) могли осуществлять оплаты.

Самые распространенные способы распространения данных начислений следующие:

• бумажные счета-квитанции;
• квитанции-счета, присланные по электронной почте;
• персональные сообщения с информацией о начислении в мессенджерах;
• отправка обновленной базы плательщиков в банковские учреждения, платежные системы и сети терминалов самообслуживания;
• отображение данных в мобильном приложении и электронном кабинете абонента.

Следует помнить, что после публикации данных, любые исправления ошибок и неточностей должны быть выполнены только в текущем периоде, начисления за который будут выполнены позже. Любая корректировка изменит баланс одного или многих лицевых счетов, что может привести к путанице абонентов, которые потеряют доверие к указанным цифрам.

Счета для бухгалтерского учета

Для данных бухгалтерского учета мы предлагаем формировать сводные проводки и передавать общие суммы в бухгалтерские программы, поскольку подробная аналитика по лицевым счетам должна выполняться отдельно, в пределах абонентского учета.

Среди рекомендуемых могут быть следующие проводки: