Основи абонентського обліку: особові рахунки
Особовий рахунок є одним з ключових елементів абонентського обліку. Він поєднує в собі всю інформацію про абонента, знеособлює абонента та виступає його ідентифікатором.
Уявіть собі велику архівну шафу, де в кожній комірці містяться важливі документи з даними про власника комірки. Такою коміркою і є особовий рахунок. Мал.1.
Мал.1.
Номер особового рахунку
Особовому рахунку присвоюється номер. За цим номером здійснюється пошук інформації в бухгалтерських записах, документах та базах даних програмного забезпечення. Цей номер вказує на те, хто саме з абонентів здійснив оплату під час обміну даними з банківськими установами (про облік оплат абонентів читайте детальніше за посиланням).
Номер особового рахунку не належить до персональних даних особи, на відміну від прізвища, ім’я та по батькові. Отже, цей номер зручно використовувати при обміні інформацією між організаціями, що співпрацюють при роботі з абонентами.
Ми зібрали декілька порад, які допоможуть спростити користування номерами особових рахунків:
- По можливості використовуйте лише цифри в номерах особових рахунків. Використання літер та інших символів ускладнює введення таких номерів на мобільних пристроях та терміналах самообслуговування при здійсненні оплат.
- Уникайте довгих номерів. Бажано надавати абонентам такі номери, які вони з легкістю можуть запам’ятати. Наприклад, номер особового рахунку, що відповідає номеру квартири, є гарною практикою. Якщо ваша організація обслуговує декілька будинків, можна скласти номер особового рахунку з номера будинку та номера квартири, оскільки в різних будинках повторюються номери квартир.
- Не використовуйте незначущі нулі в номерах, на кшталт “001”
- Зазвичай одне помешкання є єдиним абонентом з єдиним номером особового рахунку, але інколи виникають ситуації, що потребують ввести в помешкання додатковий особовий рахунок. Прикладом може бути випадок, коли розлучені особи проживають в одній квартирі, але окремо сплачують комірне. В такому випадку є практика, коли номер особового рахунку розділяють на два окремих. Наприклад, особовий рахунок з номером 2 можна розділити на 2.1 та 2.2.
Статус особового рахунку
Особовий рахунок може бути активним та деактивованим.
По активному особовому рахунку ведеться облік та виставляються рахунки на оплату. Якщо більше немає потреби нараховувати оплату по певному особовому рахунку, його статус визначається як “деактивований”. Прикладом може стати об’єднання двох квартир в одну або випадок, коли керуюча компанія перестає обслуговувати житловий будинок.
Оскільки по деактивованим особовим рахункам у попередніх періодах вівся облік, вони все одно впливають на облік організації в цілому. Знищити інформацію, що відноситься до деактивованих особових рахунків, неможливо. Ця інформація має зберігатись в організації принаймні три роки.
Деактивовані особові рахунки можуть мати заборгованість перед організацією. Тому по таким рахункам можуть бути проведені оплати для погашення боргів.
Баланс особового рахунку
Баланс показує фінансовий стан особового рахунку. Через це часто баланс особового рахунку називають станом особового рахунку.
- Якщо сума виставлених рахунків більша за суму оплачених рахунків, баланс вважається від'ємним - тобто особовий рахунок має заборгованість.
- Якщо сума виставлених рахунків дорівнює сумі оплачених рахунків, баланс вважається нульовим.
- Якщо сума оплат переважає суму виставлених рахунків, баланс вважається позитивним - тобто на особовому рахунку є переплата.
Наочна ілюстрація балансу особового рахунку наведена на Мал.2.
Мал.2.
Довідкова інформація особового рахунку
Особовий рахунок може містити наступну довідкову інформацію:
| Вид інформації | Для чого використовується | Персональні дані |
| Дані про площі об’єкту нерухомості або площі земельних ділянок | Використовується для виставлення рахунків, якщо за площею виконуються нарахування | Ні |
| Дані про кількість осіб, що проживають | Використовується для виставлення рахунків, якщо за кількістю осіб виконуються нарахування | Ні |
| Прізвище, ім’я по батькові (ПІБ) власника рахунку або членів його родини | Використовуються для ідентифікації власника особового рахунку, а також для формування довідок, пошуку інформації, формування специфічних звітів | Так |
| Контактні дані власника особового рахунку (телефон, e-mail, інші дані) | Для зв’язку з власником особового рахунку | Так (разом з ПІБ особи) |
| Ідентифікаційний код | Для формування довідок та специфічних звітів | Так |
| Паспортні дані | Для формування довідок та специфічних звітів | Так |
| Номер пенсійного посвідчення | Для формування довідок та специфічних звітів | Так |
| Адреса розміщення об’єкту, за яким закріплено особовий рахунок | Використовуються для ідентифікації власника особового рахунку, а також для формування довідок, пошуку інформації, формування специфічних звітів | Так (разом з ПІБ особи) |
| Інші специфічні дані, що залежать від діяльності організації |
Слід пам’ятати, що будь-яка довідкова інформація стосовно особового рахунку не є публічною, та потребує захисту. Її не можна розголошувати. Деякі дані належать до категорії персональних даних. Поводження з персональними даними регулюється Законом України про “Про захист персональних даних”, де також передбачена відповідальність за його порушення.
Ми радимо збирати з абонентів та зберігати лише ті дані, в яких є справжня потреба.
Для прикладу: На наш погляд, не має потреби витрачати час на збір паспортних даних абонентів, якщо ця інформація не є життєво необхідною для діяльності вашої організації.
Згідно зі ст. 11 Закону України "Про захист персональних даних" використання персональних даних передбачає згоду особи на обробку її персональних даних. Але Законом передбачені й виключення. Наприклад, організація, яка надає комунальні або інші послуги жителям будинку має право обробляти персональні дані жителів без окремої згоди кожного жителя будинку. Це визначено п. 3 ч. 1 ст. 11 Закону України "Про захист персональних даних", де вказано, що підставами для обробки персональних даних є також договір (правочин) укладений на користь жителя (суб’єкта персональних даних).
