Розрахунковий період визначається договором, укладеним з абонентом. Він не повинен перевищувати календарний місяць. Розрахунковою датою є останній день розрахункового періоду. Про це також детально написано в документі “Методика розподілу між споживачами обсягів спожитих у будівлі комунальних послуг”, затвердженому наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України 22 листопада 2018 року.

З нашого досвіду деякі організації, особливо садові товариства, вважають розрахунковим періодом проміжок часу між 15 числом кожного місяця. Це викликано переважно тим, що договори, укладені з постачальниками послуг, зокрема електроенергії, передбачають розрахунок до 20 числа кожного місяця. Таким чином організації намагаються зібрати потрібні кошти з абонентів, щоб розрахуватись з постачальниками. Така практика вносить плутанину в облік та все одно не гарантує, що необхідні кошти будуть зібрані вчасно. До того ж більшість бухгалтерського програмного забезпечення не передбачає можливості закриття періоду до завершення календарного місяця.

Ми радимо:

використовувати саме календарний місяць як розрахунковий період;
укладати договори с постачальниками, що передбачають розрахунки після завершення періоду, тобто місяця. У разі неможливості укласти такі договори, мати необхідний обсяг коштів, щоб уникнути нестачі. Деякі з організацій застосовують для своїх абонентів передплату у розмірі середньомісячного споживання абонента, щоб мати резерв.

Розрахункові періоди можна представити, як зупинки під час подорожі Мал.1.

^Мал.1.

На кожній зупинці підводяться підсумки за пройдений шлях, формуються звіти та плани на наступну подорож.

Закриття періоду та публікація даних

В кінці кожного розрахункового періоду проводяться:

Нарахування по кожній зі статей нарахування (послузі): розраховується спожитий обсяг для кожного особового рахунку та виставляються відповідні рахунки для оплати.
Формуються звіти та виводяться підсумкові дані, які проводяться бухгалтерією згідно з правилами бухгалтерського обліку.

Ми вважаємо, що саме момент закриття періоду і є тим важливим моментом, коли абонентський облік взаємодіє з бухгалтерією.

Після того, як всі розрахунки виконані та рахунки виставлені - період вважається закритим.

Після закриття періоду варто провести перевірку розрахунків та при потребі внести виправлення, якщо будуть знайдені помилки. Якщо в розрахунки та дані періоду вносяться зміни, даний період вважають відкритим повторно до моменту поки зміни не буде завершено.

Після завершення роботи з даними періоду, результати розрахунків та звіти оприлюднюються.

Оприлюднення або, як часто висловлюються, публікація даних є тією точкою неповернення, після якої суворо заборонено вносити будь-які зміни у дані закритого періоду. Це пояснюються тим, що під час оприлюднення або публікації даних виконуються наступні дії:

Сформовані квитанції-рахунки для абонентів. Рахунки надіслані або іншим способом поширені серед власників особових рахунків.
Сформовані звіти, дані нарахувань проведені у бухгалтерію та сформовані відповідні проводки.
Дані про баланси особових рахунків передані партнерським організаціям або фінансовим установам чи банкам, щоб абоненти могли здійснювати оплати.

Виправлення будь-яких помилок в закритих розрахункових періодах, виявлених після публікації даних періоду, потрібно провести вже в наступному періоді шляхом провведення коригувань, перерахунків тощо.