Виконання нарахувань є основним підсумковим процесом місяця, після якого баланси особових рахунків стають від’ємними, тобто на них виникає заборгованість.

Для зручності та уникнення помилок, ми пропонуємо розбити процес виконання нарахувань на декілька етапів:

Виконання розрахунків

На цьому етапі виконуються розрахунки для кожного особового рахунку. Незалежно від методів та алгоритмів, результатом цього етапу є сформовані суми до сплати за надані послуги для кожного особового рахунку по кожній статті нарахувань.

Перевірка нарахувань

Після виконання розрахунків варто виконати перевірку та звернути увагу на наступні моменти:

Для кожної статті нарахування порівняти кількість особових рахунків, для яких виконано нарахування, з кількістю особових рахунків, що користуються даною послугою. Тобто перевірити, що не пропущено жодний особовий рахунок, який потребував нарахування.
Звернути увагу на ті особові рахунки, за якими обсяг спожитої послуги суттєво відрізняється від спожитого обсягу в попередньому періоді. Така ситуація може виникнути внаслідок відсутності показників лічильників, помилок у вихідних даних або з інших причин, які варто з’ясувати. У разі відсутності показників лічильників ви можете застосувати спосіб нарахування, визначений відповідною політикою вашої організації (як зробити нарахування без актуальних показників лічильників читайте за посиланням). Суттєва різниця у споживанні також може вказувати на помилку, зміни у складі родини або приховування реально спожитого обсягу. У будь-якому випадку причину різких змін у споживанні варто з’ясувати.
Рекомендуємо порівняти суми нарахувань попереднього періоду (як загальну суму, так і суми по окремим особовим рахункам) з поточним. У разі великої розбіжності - уважно перевірте, що призвело до такої різниці. Для прикладу, оплата за утримання будинку нараховується відповідно до площі квартири. Нарахована сума поточного періоду не повинна відрізнятись від суми попереднього періоду, за виключенням випадків, коли змінюється тариф або розмір внеску. Отже, зміни в сумі нарахування можуть вказати на помилку.
Для статей нарахування, що передбачають визначення обсягу за лічильником, варто звертати увагу на перелік лічильників, для яких настає термін повірки, та заздалегідь попереджати споживачів про це.

Формування та друк рахунків-квитанцій

Більшість організацій продовжують друкувати паперові квитанції, навіть, якщо люди користуються електронними кабінетами.

З метою економії паперу та часу ми радимо не друкувати квитанції для споживачів, які дадуть на це згоду.

Ми звернули увагу, що для економії, багато наших клієнтів витрачають чимало часу саме на форматування квитанцій та ефективне їх розміщення на папері. Насправді вартість листів А4 може бути суттєво меншою ніж вартість години роботи співробітника, який виконує друк, а потім ще й розрізає папір за формою квитанцій. Якщо ваше програмне забезпечення не може самостійно ефективно розміщувати квитанції на папері для його економії, краще друкуйте одну квитанцію на листок А4.

Під час друку великої кількості квитанцій звертайте увагу на їх сортування, адже порядок слідування документів у пачці повинен бути зручним для рознесення їх по помешканнях/ поштових скриньках споживачів.

Не існує єдиної відповіді на питання, якою повинна бути рахунок-квитанція? Більшість організацій затверджують власний формат, виходячи із власного досвіду та потреб.

Основною метою рахунка-квитанції є надання споживачу інформації достатньої для здійснення оплати за спожиті послуги та інформації достатньої для того, щоб зрозуміти природу виконаних нарахувань.

На наш погляд, рахунок-квитанція повинна мати наступну інформацію, щоб задовольнити найприскіпливішого споживача: Див. Мал.1.

Зразок квитанції, Мій Дім Онлайн

^Мал.1.

Квитанція повинна містити:

Назву організації, яка сформувала квитанцію.
Інформацію про період, за який сформована квитанція.
Номер особового рахунку.
Адресу об’єкта, до якого має відношення особовий рахунок.
Інформацію про реквізити для оплати. Оскільки розрахунковий рахунок в форматі IBAN містить всю необхідну інформацію про банківську установу, достатньо вказати номер рахунку та призначення платежу. Призначення платежу повинно мати інформацію про номер особового рахунку, за яким можна ідентифікувати платника-фізичну особу. Коротке, лаконічне призначення із зазначенням особового рахунку у визначеному форматі, збільшує вірогідність того, що касир банку набере його у точній відповідності без помилок. Реквізити для оплати можуть вказувати на певні статті нарахування, якщо оплата за них здійснюється на відповідний розрахунковий рахунок.
Додаткова інформація чи оголошення, які організація хоче поширити серед мешканців.

З метою захисту персональних даних власника особового рахунку Прізвище, Ім’я та По Батькові ми рекомендуємо не вказувати. Під час розповсюдження паперова копія квитанції-рахунку може потрапити до осіб, які не мають стосунку до відповідного особового рахунку.

Призначення колонок рахунку-квитанції

№	Назва колонки	Призначення
1	Стаття нарахувань	Відображає назву статті нарахування (послуги), за користування якої виставляється рахунок. В деяких випадках дана колонка може містити розширену інформацію щодо складових статті нарахування. У такому випадку кожний рядок колонки містить назву складової статті нарахування.
2	Залишок на початок періоду (переплата)	Показує наявність переплати по певній статті в періоді, що передує періоду, за який проводиться нарахування. У деяких випадках дана колонка об’єднує всі рядки та показує загальну переплату по особовому рахунку незалежно від статей нарахування.
3	Залишок на початок періоду (До сплати)	Показує наявність заборгованості на балансі особового рахунку по певній статті в періоді, що передує періоду, за який проводиться нарахування. У деяких випадках дана колонка об’єднує всі рядки та показує загальну заборгованість на початок поточного періоду по особовому рахунку незалежно від статей нарахування.
4	Поточні показники	Показує поточні показники лічильника, зняті в кінці періоду, за який проводиться нарахування, за умови, що виконується нарахування по показниках лічильника.
5	Попередні показники лічильника	Показує показники лічильника, що були зафіксовані в періоді, що передує періоду, за який проводиться нарахування, або раніше, за умови, що виконується нарахування по показниках лічильника.
6	Обсяг	Показує обсяг послуги, що був спожитий власником особового рахунку. Для статей нарахування, що передбачають контроль обсягу за показниками лічильника, дана колонка містить різницю поточних та попередніх показників. Якщо для обліку використовується декілька лічильників одного типу (наприклад, води), дана колонка містить сумарний обсяг, спожитий особовим рахунком за період, за який проводиться нарахування. В залежності від виду послуги дана колонка може містити різні види обсягу з відповідними одиницями виміру, такими як: м2, особи, що проживають у помешканні тощо.
7	Тариф або розмір внеску	Дана колонка показує вартість одиниці спожитого обсягу.
8	Нарахування за період	Показує суму в гривнях, що була нарахована за попередній період.
9	Субсидії або пільги	Дана колонка показує суми наданих пільг або субсидій. Колонка може бути відсутня, якщо власнику особового рахунку не надаються пільги або субсидії.
10	Коригування	Колонка вказує суму коригування, що змінює певним чином баланс особового рахунку. Коригування зі знаком мінус зменшує баланс, тобто зменшує заборгованість, а коригування зі знаком плюс збільшує баланс, тобто збільшує заборгованість. Коригування використовується для виправлення помилок або виконання перерахунків за попередні (закриті) періоди.
11	Сплачено у періоді	Показує кошти, що були сплачені власником особового рахунку в періоді, за який виставляються нарахування.
12	Переплата	Показує наявність переплати на особовому рахунку після виконання нарахувань. Тобто власник особового рахунку не повинен здійснювати оплати за ті послуги де є переплата.
13	До сплати	Зазначає суму коштів, які повинен сплатити власник особового рахунку за відповідну послугу (статтю). Ця сума враховує нарахування, пільги, субсидії та інформацію щодо балансу особового рахунку на момент виконання нарахувань.

Публікація та відправлення даних

Після перевірки нарахувань та формування квитанцій настає момент, коли організація повинна поширити інформацію про нарахування, щоб мешканці (абоненти) могли здійснювати оплати.

Найпоширеніші способи розповсюдження даних нарахувань наступні:

Паперові рахунки-квитанції
Квитанції-рахунки, надіслані електронною поштою
Персональні повідомлення з інформацією про нарахування в месенджерах
Відправлення оновленої бази платників в банківські установи, платіжні системи та мережі терміналів самообслуговування
Відображення даних в мобільному додатку та електронному кабінеті абонента

Слід пам'ятати, що після публікації даних будь-які виправлення помилок та неточностей повинні бути виконані лише в поточному періоді, нарахування за який будуть виконані згодом. Будь-яке коригування змінить баланс одного або багатьох особових рахунків, що може призвести до плутанини абонентів, які втратять довіру до вказаних цифр.

Рахунки для бухгалтерського обліку

Для даних бухгалтерського обліку ми пропонуємо формувати зведені проводки та передавати загальні суми в бухгалтерські програми, оскільки детальна аналітика по особовим рахункам повинна виконуватись окремо в межах абонентського обліку.

Серед рекомендованих проводок можуть бути наступні проводки:

Дебет	Кредит	Зміст
3771	484	Нарахування по відповідній статті (послузі)
311	3771	Банківські платежі жителів за відповідну послугу (статтю)
301	3771	Платежі жителів через касу за відповідну послугу (статтю)
3771	484	Субсидії, надані власникам особового рахунку за відповідною статтею (послугою)
3771	484	Пільги, надані власникам особового рахунку за відповідною статтею (послугою)
3771	484	Пеня, нарахована власникам особових рахунків за відповідною статтею (послугою)