Основи абонентського обліку: статті нарахування (послуги)

Статті нарахування - це послуги жкг чи певний вид внеску, за які організація виставляє рахунки на оплату своїм абонентам. Абонент - це  власник особового рахунку, який має відношення до відповідної статті (тобто, користується цією послугою). Прикладами статей нарахування можуть бути: “Утримання будинку”, “Вивіз сміття”, “Внески членів садового товариства” тощо.

Для правильного ведення обліку важливо чітко розуміти приналежність або прив’язку особових рахунків до відповідних статей нарахування, адже у більшості випадків не всі абоненти однаково користуються всіма послугами. Гарним прикладом є мешканці багатоповерхівок, де сталою практикою є відсутність оплати за користування ліфтами для жителів перших поверхів.

Обсяг та одиниці виміру статті нарахування

Основною метою використання статті нарахування є виконання розрахунку - скільки повинен сплатити абонент за спожитий обсяг певної послуги. Отже, спожитий обсяг є однією з основних характеристик “Статті нарахування”.  Звісно обсяг вимірюється в певних одиницях. В Таблиці 2 наведено приклади найбільш уживаних статей нарахування, що використовують організації різних типів.

*Згідно Розділу 1 Пункт 13 “Методики розподілу між споживачами обсягів спожитих у будівлі комунальних послуг” Одиницями виміру обсягу (кількості) спожитої споживачем теплової енергії є гігакалорія (далі - Гкал) або гігаджоуль (далі - гДж). Одиниця виміру визначається в договорі про надання комунальної послуги. Для переведення одиниць застосовуються коефіцієнти 1 Гкал = 4,1868 гДж, 1 гДж = 0,2388 Гкал.

За нашим досвідом: деякі з лічильників тепла використовують мВт як одиницю виміру. Для конвертації мВт в Гкал використовуйте коефіцієнт 0.8598452278589854

Наведені вище способи розрахунків не є вичерпними. Неможливо передбачити та описати всі чинні випадки. 

Хоч є чимало варіантів, всі вони зводяться до простої формули, де спожитий обсяг перемножується на вартість.

Розрахунок спожитого обсягу для кожного окремого абонента може бути доволі складним. Прикладом може бути розподіл обсягу загальнобудинкового лічильника між абонентами або розрахунки, що рекомендовані в документі “Методика розподілу між споживачами обсягів спожитих у будівлі комунальних послуг” відома, як Наказ 315 від 22.11.2018.

Нерідко на загальних зборах спільнота вигадує складні непрозорі способи нарахування, які додають клопоту бухгалтеру та створюють проблеми самим мешканням, оскільки не є простими для пояснення. 

Ми радимо: 

• максимально спрощувати та зводити до елементарних математичних операцій будь-які розрахунки;
• по можливості округлити обсяги до цілочислових значень;
• застосовувати такі способи, які просто пояснити абонентам під час звірки.

Вартість та складові статті нарахування

Вартість статті нарахування, яку інколи називають тарифом, може складатись з декількох компонентів, назвемо їх складовими.

Наприклад,  “Утримання будинку” може містити в собі такі складові як:

• Обслуговування ліфтів;
• Послуги з дератизації;
• Послуги з прибирання прибудинкової території.

Абоненти повинні мати чітко уявлення про те, як формується вартість тієї чи іншої статті нарахування. Отже, перелік складових потрібно оприлюднювати через всі доступні засоби комунікацій, що існують в організації у випадках:

• зміни вартості хоча б однієї зі складових;
• вилучення складової зі статті нарахування або внесення нової складової.

Засобами комунікації можуть бути: сайт організації, персональні повідомлення абонентам на e-mail, чати у месенджерах, смс розсилки чи папірець на дошці об’яв (в крайньому разі).

Зміна вартості однієї зі складових неминуче призведе до зміни вартості всієї статті нарахування. З нашого досвіду, на жаль, більшість організацій ніяким чином не інформує абонентів про структуру складових статей нарахування, а лише використовує загальну вартість статті нарахування.

Вартість кожної складової, як і вартість статті в цілому, має термін дії, який визначається моментом, коли ця вартість була змінена. 

Для прикладу:

Вартість статті нарахування “Утримання будинку” становила 3.6 грн за м2 до 30 квітня 2020 року включно. Вартість змінилась на 4.2 грн за м2, починаючи з 1 травня 2020 року. Отже, термін дії вартості 3.6 грн сплинув 30 квітня 2020 року.

Коли вартість статті нарахування змінюється на нуль, нарахування по статті припиняється в наступних розрахункових періодах. Слід пам’ятати, що інформацію про вартість статей нарахування та складових слід зберігати навіть після завершення терміну їх дії. Ця інформація є невід’ємною частиною ведення абонентського обліку та може знадобитись у будь-який момент при проведенні звірки та виправленні помилок.

Ми радимо: уникати зміни вартості статей нарахування або їх складових в середині місяця. Це призводить до необхідності розраховувати середню вартість статті нарахування, виходячи з кількості днів дії тієї чи іншої вартості. Це суттєво ускладнює процес і може викликати додаткові запитання від абонентів. Вводьте в дію зміни з початку нового місяця.

Баланс статті нарахування

Як і особовий рахунок стаття нарахування має баланс.

Баланс показує фінансовий стан статті нарахування:

• Якщо сума виставлених рахунків по статті більша за суму оплачених рахунків, баланс вважається від'ємним, тобто, існує заборгованість по статті.
• Якщо сума виставлених рахунків дорівнює сумі оплачених рахунків, баланс вважається нульовим.
• Якщо сума оплат переважає суму виставлених рахунків, баланс вважається позитивним, тобто, на статті нарахування є переплата.

Баланс статті нарахування відіграє важливу роль у розрахунках з постачальниками, що виступають третіми особами щодо абонентів та організації. Прикладом можуть бути садові товариства, які отримують електроенергію від РЕМ та розподіляють між членами товариства. У більшості таких випадків організація розраховується з постачальником за умовами окремого договору і повинна повністю сплачувати за використаний обсяг/надані послуги незалежно від того, скільки коштів зібрано з абонентів.​